Recibido:
18/noviembre/2024 Aceptado: 23/febrero/2024
Los
sistemas de información y su contribución a la eficiencia operativa de las
empresas (Original)
Information systems and their contribution to the operational
efficiency of companies (Original)
Silvana Lilibeth Verduga Montalván.
Profesional en formación de la carrera Administración de Empresas, Facultad
de Ciencias Económicas, Universidad Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa-
Ecuador. [ verduga-silvana4061@unesum.edu.ec
] [ https://orcid.org/0009-0008-0405-757X ]
Ariel Alexander Gómez Vera. Profesional
en Formación de la carrera Administración de Empresas, Facultad de Ciencias
Económicas, Universidad Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa- Ecuador. [ gomez-ariel0985@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0003-4825-4720
]
Génesis Paola Ganchozo Pibaque. Profesional
en Formación de la carrera Administración de Empresas, Facultad de Ciencias
Económicas, Universidad Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa-Ecuador. [ ganchozo-genesis6672@unesum.edu.ec ]
[ https://orcid.org/0009-0005-9125-2610 ]
Xavier Enrique Soledispa
Rodríguez. Docente de la carrera Administración de Empresas, Facultad de
Ciencias Económicas, Universidad Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa-Ecuador.
[ xavier.soledispa@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0000-0001-8754-9159 ]
Resumen
Palabras claves: Implementación; transformación digital; cultura
organizacional; competitividad
Abstract
This research highlights that the effective
implementation of information systems improves operational efficiency, it also
transforms the organizational culture of companies, focusing on the use of
accurate data to be more competitive. Currently, companies integrate these
systems as they are evolving rapidly due to digital transformation and the
integration of advanced technologies. The general objective of this study is to
determine how information systems contribute to the operational efficiency of
companies. For its development, the bibliographic and analytical method was
used for the compilation and analysis of reports; relevant articles and
documents were reviewed. The results reveal that information systems are
fundamental for organizational development, especially in financial areas,
since they facilitate forecasts that are crucial for effective decision making.
Companies that invest in information technologies obtain significant advantages
by adapting quickly to market changes and responding quickly to customer needs.
These systems optimize time, resources and costs in daily operations,
minimizing errors. In addition, it is observed that they improve collaboration
between departments and with clients and suppliers, allowing effective
comparisons between companies that use and do not use information systems.
Keywords:
Implementation; digital transformation; organizational culture; competitiveness
Introducción
Los sistemas de información (SI) según Pazmiño et al. (2023), son un conjunto de acciones que recaban, procesan,
almacenan, y distribuyen información requerida por los usuarios, que al mismo
tiempo proporciona un mecanismo de retroalimentación. Todo tipo de sistema
tiene como actividades básicas las entradas, procesos, y salidas. La actividad
de recopilación y captura de datos es el insumo, mientras que el procesamiento
y la salida consiste en la transformación mediante cálculos, comparaciones, o
almacenamiento de los datos obtenidos, para después ser contenidos en informes
o documentos útiles.
Los SI cumplen los objetivos de cualquier otro sistema en
general, tales como: el procesamiento de entradas, el almacenamiento de datos
relacionados con la entidad y la producción de reportes y otro tipo de
instrumentos de resumen de datos. Sin embargo, actualmente el uso de sistemas
de información, y en particular, los vinculados con la gerencia, cumplen un
papel fundamental para garantizar la integración tecnológica de todos los
procesos administrativos de la empresa, y así lograr acceso al conocimiento
preciso para tomar decisiones rápidas y acertadas (Proaño et al., 2018).
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), a
nivel mundial, permiten poder comunicar datos e información entre personas y
empresas y es un aspecto que se ha estudiado desde hace mucho tiempo, puesto
que facilita muchos procesos operativos. Para el caso de la gestión empresarial
el uso de estas herramientas permite un manejo más adecuado de los procesos
para lograr la mayor efectividad aumentando las capacidades que posea la
empresa (Soledispa et al., 2021).
El presente artículo científico se ha desarrollado en base a
las siguientes preguntas de investigación ¿Cuáles son los principales tipos de sistemas de información que utilizan
las empresas para mejorar su eficiencia operativa? ¿Cuáles son los factores que contribuyen a la eficiencia
operativa en el ámbito empresarial? ¿Qué relación existe entre los sistemas
de información y la eficiencia operativa? Mediante estas preguntas se
pretende conocer como los Sistemas de Información han contribuido en el
mejoramiento de la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos en las
empresas.
Los sistemas de información integran uno de los primordiales
ámbitos de estudio en el área organizacional. Laudon
y Laudon (2016), definen los “sistema de información como el conjunto de
componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen
la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión
de una organización” (p. 125). Entonces, un SI es un conjunto organizado de
componentes interrelacionados que trabajan en conjunto para recoger, procesar,
almacenar y distribuir datos con un propósito específico. Su objetivo principal
es facilitar la toma de decisiones dentro de una organización al proporcionar
información precisa y actualizada.
Existen muchos
tipos de Sistemas de Información y diferentes clasificaciones, una de las más
comunes es la que propone Pazmiño et al. (2023).
Figura
1. Sistemas de Información y sus clasificaciones
Áreas
Fuente: Pazmiño et al. (2023).
Al respecto,
cobran relevancia los funcionales (Ventas y Marketing, Manufactura,
Finanzas, Contabilidad, Talento Humano). Su nivel operativo se emplea
para hacer el rastreo de las operaciones y las acciones primarias de una
empresa.
Los Sistema de
Procesamiento de Transacciones (TPS, por sus siglas en inglés): Tienen
como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa u
organización. Una transacción es un registro simple y claramente definido de
una actividad o acción en una organización. Por ejemplo, una venta, una
imposición de fondos en un banco, la reserva de un billete. Por el nivel de
conocimiento se emplea a fin de mejorar la calidad de los servicios de la
empresa y aportar innovadores aprendizajes, a la vez maximizar la producción de
los usuarios y nuevos miembros del sistema.
Con respecto a
los Sistemas de conocimiento (KWS, por sus siglas en inglés), estos apoyan a
científicos, ingenieros y administradores, para crear un nuevo conocimiento
útil a la organización o a la sociedad. En el nivel administrativo es empleado
por los miembros gerenciales de un nivel promedio en la facultad de toma de
decisiones. Además, establece una comparación en relación con los resultados de
mayor importancia para la empresa, y analizan sus rutas. A su vez, los Sistemas
de Información Gerencial proporcionan información que será empleada en los procesos
administrativos de decisión. Por ejemplos informes, formatos y procedimientos.
Los Sistemas de
Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS) proporcionan información a los directivos
que deben tomar decisiones sobre situaciones particulares. La flexibilidad de
estos sistemas debe ser mucho mayor para poder generar dinámica e interactiva
de informes y representación de la información de forma gráfica. En el nivel
estratégico se fundamenta en los resultados obtenidos estratégicos que se
obtengan a largo plazo de la empresa, relevantes para lograr enfrentarse a los
diversos acuerdos ocasionados por las modificaciones que surjan en las
empresas. Por último, los Sistemas de Gestión de Seguridad (SSG) facilitan el
trabajo colaborativo. Las decisiones se toman con la ayuda de votaciones,
cuestionarios, creación de escenarios. Pueden contar con el soporte de
software.
De acuerdo a Pazmiño et al. (2023), la implementación de los SI y
las tecnologías de información en las organizaciones producto de la
globalización y competitividad reinante en los mercados, ha proliferado con
gran énfasis en las últimas décadas; período en el cual el uso de estas
herramientas ha propiciado cambios en el entorno empresarial, generando
beneficios significativos para las organizaciones. Estas herramientas, están
presentes en cualquier tipo de organización, independientemente de su
naturaleza o tamaño, se adoptan en cualquier nivel de su estructura
organizativa con la finalidad de fomentar mejoras en los procesos
empresariales; la idea consiste en emplear los SI conjuntamente con las TIC
para automatizar operaciones, agilizar procesos, reducir costos, acortar
tiempos, trabajar en equipo e innovar.
Según Olivera (2022), la eficiencia operativa
representa “costos más bajos y calidad superior” (p. 7), es decir, que la
eficiencia operacional busca reducir costos y mantener un nivel alto de calidad
que satisfaga las necesidades de los clientes dentro y fuera de la empresa con
la capacidad de tener un equipo para entregar un producto de calidad, con la
menor cantidad de recursos posible. Acorde con los criterios establecidos, la
eficiencia operativa es un concepto clave en el ámbito empresarial que se
refiere a la capacidad de una organización para utilizar sus recursos de manera
óptima, logrando resultados superiores con la menor cantidad de insumos.
Además, esto permite a las organizaciones que sobresalgan ante un mercado
competitivo y ventajoso.
De acuerdo a Franco y Velásquez (2020), los factores de
eficiencia operativa en el ámbito empresarial, son los siguientes:
·
Capacidad y
habilidades del colaborador: Se cree que los empleados amplían sus
conocimientos a través de las actividades adecuadas porque las habilidades
adquiridas son más eficientes y los objetivos se alcanzan mejor.
·
Tecnología y equipos:
Contar con la última tecnología y equipos es fundamental para simplificar las
operaciones, ahorrar tiempo para obtener los resultados deseados y aumentar la
productividad en años anteriores.
·
Procedimientos y
normas: Es necesario seguir un proceso de actividad coherente, un procedimiento
para asegurar la realización de productos de alta calidad.
·
Sistema de Evaluación,
Incentivo y Reconocimiento: Para lograr los resultados esperados,
incluyendo ganancias más rentables para la empresa, es necesario utilizar un
sistema de evaluación para identificar áreas de mejora, visualizar la
producción continua e implementar planes de incentivos para los empleados. No
reducirán la producción, que es un factor clave para garantizar que los
empleados participen en el logro de los objetivos de la empresa.
·
Entrada utilizada: Se
dice que la empresa revisa la cantidad de producto consumido, luego calcula los
costos operativos y ve que todo va de acuerdo al plan para predecir acciones
contra cualquier riesgo.
Estos factores
contribuyen de manera significativa en la eficiencia operativa en el ámbito
empresarial debido a que señalan la capacidad de una organización para
maximizar sus resultados utilizando la menor cantidad de recursos posibles.
Entonces es necesario tener presente que la relación
entre tecnología y eficiencia operativa es fundamental para
el éxito de las empresas en un entorno competitivo. La implementación de
tecnologías innovadoras y la automatización de procesos son factores clave que permiten
a las organizaciones optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la
calidad de sus productos y servicios.
Metodología
Esta
investigación se basa en un análisis teórico fundamentado en información existente
sobre el tema de estudio. La metodología adoptada es de diseño bibliográfico y de
tipo documental, lo que implica una recopilación sistemática y revisión crítica
de información proveniente de diversas fuentes académicas para así tener una
mejor interpretación de los datos recopilados para ofrecer una visión coherente
del tema. Por esa razón se han seleccionado un total de trece artículos y dos
libros actualizados, todos interrelacionados, que se consideran relevantes para
el estudio. Esta selección se realizó con el fin de proporcionar una
perspectiva integral y actualizada sobre cómo los sistemas de información
contribuyen a mejorar la eficiencia operativa. Para asegurar la confiabilidad y
objetividad en la presentación de los resultados, se emplean métodos analíticos
rigurosos que permiten identificar patrones y tendencias en la literatura
revisada
Resultados
Los resultados
de la investigación que abordan de qué manera los sistemas de información
contribuyen a la eficiencia operativa en las empresas se detallan a
continuación, teniendo en cuenta las tres preguntas científicas que guiaron la
investigación. Como
respuesta a la primera pregunta ¿cuáles son los principales tipos de sistemas
de información que utilizan las empresas para mejorar su eficiencia operativa? Los
estudios analizados identifican los principales sistemas de información que
utilizan, diseñados para optimizar procesos,
mejorar la toma de decisiones y maximizar la eficiencia operativa.
1. Sistemas de Planificación de Recursos
Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).
Los ERP son herramientas que integran los procesos centrales de una
empresa en una plataforma única. Entre las contribuciones se encuentra que facilitan
la comunicación entre departamentos, la integración de procesos, optimizan recursos, toman decisiones basadas en
datos y mejoran la planificación y el control.
2. Sistemas de Gestión de la Relación con
Clientes (CRM, por sus siglas en inglés).
Los sistemas CRM permiten gestionar las relaciones e interacciones con
los clientes, almacenando datos como historial de compras y preferencias, de
esta forma personalizan la atención al cliente, automatizan procesos
relacionados con ventas y marketing, como envíos de correos o seguimiento de
oportunidad y realizan análisis probados para identificar tendencias y
comportamientos del cliente.
3. Sistemas de Gestión de la Cadena de
Suministro (SCM, por sus siglas en inglés).
Los SCM ayudan a las empresas a gestionar eficientemente el flujo de
bienes, servicios y datos a lo largo de la cadena de consumidores. Entre sus
principales contribuciones se encuentran: reducción
de costos, visibilidad
en tiempo real y mejora de la relación con proveedores.
4. Sistemas de Inteligencia de Negocios (BI,
por sus siglas en inglés).
Los sistemas BI recopilan y analizan grandes volúmenes de datos
empresariales, transformándolos en información valiosa que apoya la toma de
decisiones estratégicas. Sus contribuciones
específicas se basan en la eficiencia operativa, debido a que identifican
oportunidades y problemas, y la toma de decisiones informada. Con ello
se reducen los riesgos.
5.
Sistemas de Automatización de Procesos Empresariales (BPA, por sus siglas en
inglés).
Los BPA utilizan tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial
y la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés), para optimizar tareas repetitivas. Aumentan
la productividad al reducir la intervención humana en tareas rutinarias, disminuyen
errores, especialmente en procesos críticos como la facturación o la gestión y
liberan recursos para actividades estratégicas.
6. Sistemas de Gestión de Conocimiento (KMS,
por sus siglas en inglés).
Estos sistemas almacenan, organizan y facilitan el acceso al
conocimiento organizacional, como procedimientos internos y mejores prácticas.
Sus contribuciones se centran en reducir el tiempo necesario, previenen la
pérdida de conocimiento crítico cuando los empleados abandonan, mejoran la
eficiencia al proporcionar información precisa y accesible.
7. Sistemas de Comercio Electrónico.
Este sistema facilita la venta de productos y servicios a través de
plataformas digitales. Contribuciones
específicas a la eficiencia operativa: automatización de ventas y logística,
ampliación del alcance de mercado e integración con otros sistemas.
8. Sistemas de Gestión de Recursos Humanos
(HRMS, por sus siglas en inglés).
Gestionan procesos relacionados con la administración del personal, como
reclutamiento, nóminas, evaluaciones de desempeño y desarrollo de talento. Como
contribuciones de excelencia se encuentra: automatizar tareas administrativas,
reducen la carga operativa del departamento, mejoran la gestión del talento al
centralizar datos de empleados y facilitan la planificación estratégica.
En relación con la pregunta de investigación ¿cuáles son los factores que contribuyen a la eficiencia operativa en el ámbito empresarial? el análisis de los estudios identificó los factores que contribuyen a la eficiencia operativa. Estos, a su vez, combinan tecnología, capital humano, estrategias de mejora continua y adaptabilidad empresarial. Entre los factores más estratégicos se encuentran la automatización de procesos, integración tecnológica, gestión eficiente de los recursos, capacitación y desarrollo del personal, innovación tecnológica, mejora continua de procesos, comunicación interna efectiva, análisis y uso estratégico de datos y adaptabilidad organizacional. La eficiencia operativa en el ámbito empresarial depende de diversos factores interrelacionados que permiten optimizar los recursos disponibles, mejorar los procesos internos y ofrecer un valor superior a los clientes.
En relación con la pregunta
¿qué relación existe entre los sistemas de información y la eficiencia
operativa?, los estudios señalan, que la eficiencia entre los sistemas
de información y la operativa de las empresas está directamente relacionado, ya
que los sistemas de información permiten integrar y automatizar procesos importantes
dentro de la organización. Al centralizar la información en plataformas como
los sistemas ERP, CRM o SCM, se mejora la comunicación y coordinación entre los
departamentos, lo que elimina redundancias y facilita una gestión eficiente de
recursos. Esto reduce los tiempos de espera, mejora la calidad de los servicios
y productos, y optimiza la asignación de recursos.
En segundo lugar, los sistemas de información proporcionan datos en tiempo
real que son esenciales para una gestión eficiente. Gracias a estos datos, las
organizaciones pueden analizar su rendimiento operativo y tomar medidas
correctivas de manera inmediata. La precisión y accesibilidad de la información
en tiempo real mejoran la toma de decisiones y la planificación de las
operaciones, lo que reduce los costos asociados a ineficiencias o errores.
Es evidente que los sistemas de información son herramientas poderosas para mejorar la eficiencia operativa en el contexto empresarial actual. La capacidad de automatizar procesos, reducir costos y facilitar una toma de decisiones informada es fundamental para mantener una ventaja competitiva. Sin embargo, las empresas deben estar dispuestas a invertir en tecnología y capacitación para maximizar estos beneficios y superar los desafíos asociados con la implementación y el uso efectivo de estos sistemas.
A pesar de los beneficios
relacionados con los sistemas de información y su contribución a la eficiencia
operativa, los estudios señalan limitaciones que deben considerarse; una de
ellas es el acceso a datos traducida en la dificultad de obtener acceso a información
interna y detallada de las empresas sobre el uso de sus sistemas de información
y los procesos operativos. Muchas organizaciones mantienen sus datos de manera
confidencial, lo que podría impedir que el estudio obtenga una visión completa
o precisa de cómo los sistemas impactan su eficiencia operativa. Además,
algunas empresas no están dispuestas a compartir datos sensibles, como sus
resultados financieros o detalles de sus operaciones internas, lo que puede
restringir el análisis profundo del estudio.
Otra limitación se encuentra en la variedad de sectores y tamaños
empresariales. La diversidad en el tamaño y el sector de las empresas presenta
una limitación significativa en estudios sobre la eficiencia operativa
relacionados con los sistemas de información. Las empresas grandes, como las
multinacionales, generalmente cuentan con sistemas de información más complejos
y preferidos, como los sistemas ERP, CRM y SCM, que están diseñados para
integrar múltiples áreas de la organización y automatizar procesos a gran
escala.
Discusión
La
investigación ha demostrado que los SI son esenciales para la eficiencia
operativa en las empresas, al recopilar, elaborar y distribuir información
relevante para la operación y la toma de decisiones dentro de una organización
Los SI son los
artífices de los procesos, permitiendo a las empresas realizar operaciones de
manera más eficiente. Además, cumplen el papel de consejeros, al proporcionar
información de apoyo para decisiones fundamentales. Desde la captación y
recolección de datos hasta el tratamiento y distribución de información, estos
sistemas desempeñan un papel integral en la mejora de la eficiencia y la toma
de decisiones informadas
Los SI, al
permitir una automatización significativa de procesos administrativos, reduce
el tiempo necesario para completar tareas rutinarias. Esto se traduce en una
mayor eficiencia operativa al minimizar la intervención manual y los errores
asociados, ya que la disponibilidad de información actualizada y precisa
facilita la toma de decisiones estratégicas. Los Sistemas de Información
Gerencial (MIS) y los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS)
proporcionan informes analíticos que permiten a los gerentes evaluar el
rendimiento y planificar acciones (Pazmiño et al.,
2023).
Garcia et al. (2020) mencionan que las TIC utilizadas en la gestión empresarial
de las Pymes permiten tomar mejores decisiones que lleven a las empresas u
organizaciones a lograr un mayor rendimiento y alcance de los objetivos
económicos deseados. Esto pone de manifiesto que a través de ellas se puede
alcanzar un rendimiento máximo de sus capacidades.
La integración
tecnológica, como mencionan Proaño et al. (2018), es
fundamental para garantizar que todos los procesos administrativos estén
interconectados. En este sentido, los resultados muestran que la integración de
sistemas permite un flujo continuo de información entre departamentos, lo que
mejora la toma de decisiones y reduce los costos operativos al eliminar
redundancias. Esto se traduce en una mayor agilidad organizacional, permitiendo
a las empresas adaptarse rápidamente a las demandas del mercado.
Franco y Velásquez (2020) destacan que la eficacia operativa debe estar alineada con
las políticas y estrategias corporativas. Este hallazgo se refleja en los
resultados, donde se observa que las empresas que implementan sistemas de
información con una clara estrategia corporativa logran mejores resultados en
términos de eficiencia. Sin embargo, también se señala que muchas
organizaciones enfrentan dificultades en la ejecución efectiva de estas
estrategias, lo que puede limitar el potencial de los SI.
Olivera (2022) argumenta que la eficiencia
operativa es un indicador complejo que abarca múltiples variables. Los
hallazgos sugieren que, aunque la eficiencia operativa es esencial, su medición
puede ser complicada debido a factores como el tiempo operativo perdido o la
falta de alineación entre procesos. Esto implica que las empresas deben adoptar
un enfoque holístico al evaluar su eficiencia operativa, considerando no solo
los sistemas implementados, sino también cómo estos se integran en la cultura
organizacional y en los procesos estratégicos.
Conclusión
En conclusión, los SI juegan un papel fundamental en la
mejora de la eficiencia operativa de las empresas. Los principales tipos de
sistemas utilizados incluyen los sistemas de planificación de recursos
empresariales, empezando desde el nivel operativo, nivel de conocimiento, nivel
administrativo hasta el nivel estratégico, enfocados cada uno en los diferentes
grupos e incluso áreas.
Estos sistemas permiten la automatización de procesos, la
integración de funciones empresariales y la toma de decisiones basada en datos,
lo que optimiza los recursos y mejora la productividad. Cabe resaltar que los
factores que contribuyen a la eficiencia operativa en el ámbito empresarial son
diversos, incluyendo la tecnología adecuada, la capacitación del personal, la
gestión de procesos y la innovación continua. Además, la alineación estratégica
de los sistemas de información con los objetivos empresariales es crucial para
maximizar los beneficios.
La relación entre los
SI y la eficiencia operativa es directa y significativa, ya que los sistemas
permiten una gestión más ágil, precisa y conectada de los recursos y
operaciones. Al integrar procesos y facilitar el acceso a información relevante
en tiempo real, facilitan la toma de decisiones informadas, reducen errores y
tiempos de inactividad, y en última instancia, mejoran la competitividad de la
empresa.
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