Sistemas
de información administrativa, aportes a la eficiencia, eficacia y efectividad
de una organización (Original)
Fanny Mercedes Andrade Holguín. Estudiante de la carrera de administración de
empresas
Universidad Estatal Del Sur De Manabí-UNESUM. Jipijapa.
Ecuador.
[ andrade-fanny0495@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0002-4345-6318 ]
Joselyn
Viviana Baque Quimiz. Estudiante de la
carrera de administración de empresas. Universidad Estatal Del Sur De
Manabí-UNESUM. Jipijapa. Ecuador.
[ baque-joselyn6946@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0004-5036-1901 ]
Yorvy Ariel Pihuave
Baque. Estudiante de la carrera de
administración de empresas
Universidad Estatal Del Sur De Manabí-UNESUM, Jipijapa.
Ecuador.
[ Pìhuave-yorvy5378@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0007-6250-4377 ]
Xavier
Soledispa Rodríguez. Docente Tutor del
área de Administración de Empresas.
Universidad Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa.
Ecuador.
[ xavier.soledispa@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0000-0001-8754-9159 ]
Los sistemas de
información administrativa son herramientas fundamentales para la gestión
eficiente de las organizaciones, ya que permiten recopilar, procesar y
distribuir información de manera efectiva, apoyando la toma de decisiones y
optimizando los procesos operativos. Sin embargo, a pesar de su creciente
implementación, muchas organizaciones aún enfrentan desafíos en cuanto a su uso
adecuado, que genera una eficiencia, eficacia y efectividad en la empresa. En
este estudio se utilizó una metodología cualitativa que busca analizar cómo los
Sistema de Información Administrativa influyen en la mejora de estos tres
aspectos clave: eficiencia en los procesos, eficacia en la toma de decisiones y efectividad en el logro de los objetivos
organizacionales. La investigación se centra en identificar las relaciones
entre el uso de estos sistemas y el desempeño general de la organización, así
como los factores que pueden limitar su impacto positivo. Se plantea investigar
cómo los sistemas de información administrativa contribuyen a la optimización
de los procesos internos, a mejorar la calidad de las decisiones estratégicas y
a alcanzar los objetivos organizacionales. Además, se busca proponer
estrategias para mejorar la integración y su aporte a la productividad y
competitividad de las organizaciones.
Palabras clave: efectividad; tecnológica;
estrategias de integración; procesos administrativos
Management information systems are
fundamental tools for the efficient management of organizations, as they allow
for the effective collection, processing, and distribution of information,
supporting decision-making and optimizing operational processes. However,
despite their increasing implementation, many organizations still face
challenges regarding their proper use, which generates efficiency,
effectiveness, and efficiency in the company. This study used a qualitative
methodology that seeks to analyze how Management Information Systems influence
the improvement of these three key aspects: process efficiency, effectiveness
in decision-making, and effectiveness in achieving organizational objectives.
The research will focus on identifying the relationships between the use of
these systems and the overall performance of the organization, as well as the
factors that may limit their positive impact. The objective is to investigate
how Management Information Systems contribute to the optimization of internal
processes, improve the quality of strategic decisions, and achieve organizational
objectives. Additionally, strategies will be proposed to improve integration
and their contribution to the productivity and competitiveness of
organizations.
Keywords: effectiveness; technological; integration strategies;
administrative processes
En un
entorno empresarial cada vez más dinámico y competitivo, la capacidad de una
organización para adaptarse y optimizar sus operaciones se ha vuelto crucial
para su éxito. En este contexto, los sistemas de información administrativa
(SIA) emergen como herramientas fundamentales que permiten a las empresas
gestionar sus recursos de manera más eficiente, eficaz y efectiva. Estos
sistemas facilitan la recopilación y el análisis de datos y también
proporcionan información valiosa que apoya la toma de decisiones estratégicas.
El
presente artículo tiene como objetivo identificar las relaciones entre el uso
de los sistemas de información administrativa y el desempeño general de las
organizaciones. A través de una revisión bibliográfica, se explorarán diversas
preguntas científicas que guiarán la investigación: ¿Cuáles son los sistemas de
información más utilizados en el ámbito administrativo de las empresas? ¿Cuáles
son los factores clave que contribuyen a que una organización logre eficiencia,
eficacia y un alto desempeño en sus operaciones y resultados? ¿Cómo inciden los
sistemas de información en la eficiencia, eficacia y efectividad de una
organización?
Al
abordar estas cuestiones, se busca resaltar la importancia de los SIA en la
mejora del desempeño organizacional e identificar los factores que pueden
limitar su impacto positivo. De esta manera, se espera proporcionar un marco
comprensivo que permita a las organizaciones maximizar el potencial de sus
sistemas de información y, en consecuencia, mejorar su competitividad en el
mercado.
Los sistemas de información
administrativa, conocidos por sus siglas en inglés como MIS (Management
Information System), son herramientas tecnológicas diseñadas para mejorar y
digitalizar la gestión empresarial. Estos sistemas recopilan datos provenientes
de distintas áreas y departamentos dentro de la organización, permitiendo la
automatización de diversas tareas y procesos administrativos mediante funciones
especializadas. En la actualidad, suelen estar alojados en la nube, lo que
facilita el acceso a la información desde cualquier ubicación con conexión a
Internet. Además, cuentan con interfaces adaptables a diferentes dispositivos,
como computadoras, teléfonos inteligentes y tabletas. Toda la información se
mantiene disponible en línea, almacenada de manera segura y garantizando la
privacidad de los datos.
La función
principal de los sistemas de información administrativa es gestionar diversos
procedimientos administrativos. Estos pueden ser internos, como los relacionados
con la gestión de personal, compras o proveedores, así como externos,
vinculados a trámites ante la administración pública, como el pago de
impuestos, el alta o baja de trabajadores, la emisión de certificados y la
obtención de permisos. Además, estos sistemas centralizan toda la información
relevante de la empresa, ofreciendo una visión integral de la organización.
Gracias a ello, los responsables de la toma de decisiones pueden acceder rápida
y fácilmente a los datos e informes necesarios, optimizando la eficiencia de la
gestión.
Según Briones (2020),
los sistemas de información, además de ser herramientas operativas, constituyen
un pilar estratégico para mejorar la eficiencia en la entrega de productos y
servicios tanto a usuarios internos como externos. El estudio describe un
modelo de evaluación desarrollado en una universidad ecuatoriana, que se basa
en la identificación de quince dimensiones clave de los Sistema de información
administrativa. Estas dimensiones fueron analizadas mediante metodologías
mixtas que combinan datos cualitativos y cuantitativos, lo que permitió
reducirlas a cinco áreas críticas que inciden directamente en la toma de
decisiones de los altos mandos. Entre estas se incluyen factores como la
usabilidad del sistema, la calidad de los datos, y la alineación con los
objetivos institucionales. El modelo propuesto no solo permite evaluar el
desempeño actual de los sistemas de información, sino también identificar áreas
de mejora que optimicen la gestión administrativa. En este contexto, la
implementación de modelos de evaluación fortalece la capacidad del sistema de
información administrativa para promover la eficiencia, consolidar procesos
internos y mejorar la percepción externa de las instituciones, contribuyendo
así a una administración más eficaz y efectiva.
En la Eficiencia de los Sistemas
de Información es un componente esencial para fortalecer la gestión
administrativa y garantizar la efectividad de los sistemas de información
administrativa. Estos componentes permiten establecer una estructura sólida que
respalde el funcionamiento, ya que aseguran la confiabilidad de los datos,
mejoran la supervisión de las actividades y mitigan riesgos operativos. En
particular, la información y comunicación juegan un rol vital al garantizar que
los datos generados por los sistemas sean accesibles, comprensibles y útiles
para la toma de decisiones estratégicas. Las mejoras de las funciones básicas
de la gestión administrativa, son la planeación, la organización y la
dirección, que alinean las capacidades tecnológicas con los objetivos
estratégicos. De esta manera, los Sistema de Información Administrativa,
también refuerzan su eficiencia al garantizar que las operaciones se ejecutan
bajo estándares óptimos, promoviendo así una gestión administrativa más eficaz
y efectiva.
La Gestión Administrativa y los
Sistemas de Información en la Productividad de las Microempresas es un factor
determinante para la productividad y competitividad de las microempresas,
especialmente cuando se complementa con el uso eficiente de sistemas de información
administrativa. Según Soledispa et al. (2022),
esta gestión implica la coordinación de actividades que optimizan el uso de los
recursos disponibles, promoviendo procesos ordenados y efectivos dentro de las
organizaciones. Los sistemas de gestión de calidad, destacados en el estudio,
permiten estandarizar procesos operativos y administrativos, asegurando que las
microempresas mantengan altos niveles de eficacia. En este contexto, los
sistemas de información administrativa juegan un papel fundamental al
proporcionar datos precisos y en tiempo real, lo que facilita la planeación,
organización y control de actividades clave.
Además, la integración de
SIA con las actividades de gestión administrativa mejora la automatización de
procesos repetitivos, reduce costos y mejora la eficiencia operativa. Esta
combinación no solo mejora la capacidad de las pequeñas empresas para responder
a los cambios del mercado, sino que también las ayuda a convertirse en
competidores competitivos en sectores más amplios. Por lo tanto, la implementación
de la evaluación del impacto social dentro de un marco de gestión sólido se
convierte en un factor clave para lograr objetivos de productividad y
competitividad sostenibles y garantizar beneficios tanto operativos como
económicos. Además, la integración de SIA con las actividades de gestión
administrativa mejora la automatización de procesos repetitivos, reduce costos
y mejora la eficiencia operativa.
Los sistemas de información
administrativa aportan numerosas ventajas a las empresas y, por ende, a sus
trabajadores. Entre ellas se encuentran:
Automatización de procesos:
uno de los principales beneficios de los sistemas de información administrativa
es la automatización de trámites y tareas administrativas. Gracias a esto, se
evita el uso de papel, se mejora la eficiencia en el trabajo y se reducen los
errores humanos.
Información unificada y en
tiempo real: todos los datos e informes relevantes de la empresa se encuentran
unificados en un mismo sistema, lo que permite tener una visión global y en
tiempo real de todo lo que ocurre. Esto es muy útil para tomar decisiones
estratégicas.
Optimización de la toma de
decisiones: al tener todos los datos e informes disponibles en un solo lugar,
se facilita la toma de decisiones. Asimismo, el sistema permite definir
parámetros y objetivos claros, lo que permite evaluar el rendimiento y la
eficacia de las decisiones tomadas.
Reducción de costos: la
automatización de procesos y tareas administrativas supone una reducción
significativa de costos, tanto en el aspecto económico como en el de tiempo.
También son muy útiles para evitar sanciones administrativas por retrasos o
errores.
Mejora en la comunicación:
los sistemas de información administrativa permiten establecer una mejor
comunicación entre todos los departamentos y áreas de la organización, así como
también con los clientes y proveedores.
Seguridad y protección de
datos: toda la información almacenada en el sistema está protegida y segura.
Por otro lado, el sistema suele estar alojado en la nube, lo que permite una
mayor flexibilidad y disponibilidad de la información (Herrero, 2024).
En resumen, los sistemas de
información administrativa son una herramienta muy útil para todas aquellas
empresas que desean mejorar su eficiencia y reducir sus costos. Además, permite
establecer una comunicación más eficiente entre todos los departamentos y áreas
de la organización, así como con los clientes y la administración pública. Esta
combinación no solo mejora la capacidad de las pequeñas empresas para responder
a los cambios del mercado, sino que también las ayuda a convertirse en
competidores competitivos en segmentos más amplios. Por lo tanto, implementar
el programa SIA dentro de un marco de gestión sólido se vuelve esencial para
lograr objetivos de productividad y competitividad sostenibles, asegurando
beneficios tanto operativos como económicos.
Según Parrales et al. (2022),
las microempresas, a menudo por falta de conocimiento o recursos, no
implementan sistemas de información administrativa adecuados, lo que pone en
riesgo la estabilidad y continuidad de sus operaciones. Este control implica la
aplicación de un conjunto de actividades, políticas, normas y métodos que
permiten identificar y gestionar los riesgos inherentes al entorno empresarial.
Los sistemas de control administrativo no solo facilitan la identificación de
riesgos, sino que también contribuyen a mejorar la organización interna,
optimizando el uso de recursos y aumentando la eficacia en la toma de
decisiones. La falta de inventarios físicos y de control adecuado de los bienes
y servicios es uno de los problemas recurrentes en muchas microempresas, lo que
refleja la necesidad de incorporar prácticas de los sistemas de información
administrativa más rigurosas. Implementar un sistema de control efectivo no
solo previene posibles pérdidas económicas, sino que también mejora la
percepción y competitividad de la empresa en su sector. En este sentido, los
sistemas de control administrativo deben ser considerados no solo como un
mecanismo de regulación, sino como un factor estratégico que puede garantizar
la eficiencia organizacional, asegurando la supervivencia y crecimiento de las
microempresas en mercados altamente competitivos.
El Principio de
Simplicidad de los sistemas de información administrativa se observa cuando se
aplica en los sistemas de facturación, promueve la eficiencia tanto en las
operaciones internas como en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Según Arias y Ordóñez (2020), las reformas
tributarias implementadas en los sistemas de facturación tienen un impacto
significativo en la optimización de procesos, buscando no solo mejorar el
control hacia los contribuyentes, sino también facilitar su cumplimiento. El
sistema de facturación, a través de sus constantes reformas, se ha orientado a
simplificar los procedimientos administrativos, garantizando que las empresas
puedan cumplir con las formalidades tributarias de manera eficiente. Este
enfoque busca transformar el sistema en una herramienta que no solo cumpla con
su función de control, sino que también apoye a las empresas en la mejora de su
desempeño administrativo.
La simplicidad
administrativa asegura que las empresas, especialmente las microempresas y
pequeñas empresas, no enfrenten barreras complejas que dificulten su capacidad
de cumplir con los requisitos fiscales. Aplicar este principio en los sistemas
de facturación no solo fortalece la relación entre la administración tributaria
y los contribuyentes, sino que también refuerza la competitividad empresarial.
Las reformas que buscan simplificar estos procesos permiten que las
organizaciones se concentren en sus actividades productivas, optimizando sus
recursos y mejorando su rendimiento organizacional, contribuyendo así a una
mayor efectividad en la gestión administrativa.
La eficiencia de la Gestión Administrativa
especialmente, se erige como un pilar fundamental para la eficiencia del uso de
los recursos públicos. Cabrera et al. (2021), destacan que los
cambios continuos en el entorno administrativo requieren que las instituciones
públicas adapten y fortalezcan sus sistemas de información administrativa para
garantizar un uso óptimo de los recursos y mejorar los procesos de gestión. La
propuesta presentada por los autores se enfoca en mejorar el sistema de control
interno dentro de las unidades desconcentradas, lo cual se traduce en la
optimización de recursos y la minimización de deficiencias en la gestión. Esto
es clave para garantizar que las unidades desconcentradas gestionen
eficientemente las funciones y responsabilidades asignadas, reduciendo riesgos
de mal manejo de recursos y mejorando la transparencia en sus operaciones. Por
tanto, fortalecer el control interno en estas unidades desconcentradas
contribuye significativamente a la mejora de la eficiencia administrativa y la
rendición de cuentas en el sector público, asegurando que los recursos públicos
se utilicen de manera más efectiva para cumplir con los objetivos del gobierno.
La eficiencia y eficacia para el
Desarrollo Empresarial juega un papel crucial en el crecimiento y desarrollo de
las empresas, especialmente en un contexto global en el que la competitividad y
la eficiencia son clave para sobrevivir en el mercado. Según Espinoza (2023),
una estructura organizacional sólida, tanto en el ámbito administrativo como en
el financiero, es esencial para mejorar el rendimiento del personal y optimizar
los recursos disponibles. De este modo, el diseño de un modelo de gestión
adecuado, que incorpore políticas y procesos bien definidos, no solo asegura un
manejo eficiente de los recursos, sino que también impacta directamente en el
desempeño financiero de la empresa. El estudio subraya que una gestión
administrativa y financiera robusta es vital para garantizar que las empresas
utilicen sus recursos de manera óptima, lo que a su vez les permite cumplir con
sus obligaciones y mantenerse competitivas.
Además, las herramientas
administrativas y financieras bien implementadas no solo mejoran la
operatividad interna, sino que también contribuyen al posicionamiento y
crecimiento sostenido de la organización. A través de una gestión estratégica,
las empresas pueden maximizar su eficiencia operativa, gestionar riesgos de
manera efectiva y tomar decisiones informadas que favorezcan su expansión y
consolidación en el mercado. Así, se concluye que la integración efectiva de
los procesos administrativos y financieros es fundamental para alcanzar el
éxito empresarial, siendo estos componentes los pilares que sostienen el
desarrollo y crecimiento sostenido de cualquier organización.
La eficiencia de los sistemas de
información en la gestión administrativas es esencial para la toma de
decisiones financieras dentro de las organizaciones, ya que estos activos
representan una parte significativa de los recursos utilizados en el proceso
productivo. En la investigación de Loyola et al. (2020), señalan que
la correcta contabilización y control de estos bienes no solo asegura la
integridad de la información financiera, sino que también influye directamente
en las decisiones estratégicas, tácticas y operativas. En su estudio realizado
en la Universidad Católica de Cuenca, los autores observan que, aunque un 45,2%
de los encuestados considera que la información proporcionada por el sistema de
registro es adecuada, más de la mitad (54,8%) opina que la información es poco
confiable, lo que plantea un desafío importante en la precisión de los datos
reportados. El artículo propone un sistema de gestión integral que permita
optimizar el control de los activos fijos mediante la valorización a valor
razonable, la revisión constante de la vida útil de los bienes, las políticas
de depreciación y el monitoreo del deterioro.
Esta integración de información en
el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en
inglés) de la institución, facilitaría una mejor gestión y toma de decisiones,
alineando la administración financiera con las necesidades estratégicas de la
organización. En consecuencia, un sistema bien implementado de control y
contabilización de activos fijos no solo mejora la confiabilidad de la
información financiera, sino que también potencia la capacidad de los
directivos para tomar decisiones fundamentadas que contribuyan al crecimiento y
sostenibilidad de la entidad.
La eficacia es un factor crucial
para la competitividad y sostenibilidad de las organizaciones. En su revisión
sistemática, Ramírez et al. (2022), destacan la
importancia de una adecuada gestión de la productividad, identificando los
aspectos clave que contribuyen al incremento de esta variable dentro de las
empresas. Los autores analizan 71 estudios publicados entre 2007 y 2021, de los
cuales 24 cumplen con los criterios de inclusión establecidos, revelando que la
productividad no solo depende de los recursos disponibles, sino también de los
aspectos organizacionales y estratégicos implementados en la empresa. Entre los
factores identificados como esenciales para mejorar la productividad, se
destacan la innovación en los procesos, la formación y motivación del personal,
la optimización de los recursos tecnológicos y la implementación de sistemas de
gestión eficientes.
Estos elementos permiten a las
empresas no solo mejorar su eficiencia operativa, sino también satisfacer las
demandas del mercado, lo que se traduce en una mayor competitividad. Según los
autores, la capacidad de adaptarse a las exigencias del mercado internacional
depende directamente de fortalecer estos aspectos organizacionales, lo que
implica un enfoque integral que abarque tanto la gestión de los recursos
humanos como la implementación de herramientas tecnológicas adecuadas. En este
sentido, la mejora continua en la gestión de la productividad es una condición
indispensable para que las empresas no solo mantengan su competitividad, sino
que también puedan expandir su presencia en mercados internacionales.
El Control administrativo Organizacional
es una herramienta fundamental para asegurar que las organizaciones logren sus
objetivos a través de la supervisión constante de los resultados y la
evaluación de la eficacia de las estrategias implementadas. Según Domínguez (2021),
el control estratégico no solo se ocupa de verificar el cumplimiento de los
objetivos, sino que también analiza si las acciones y métodos empleados son
efectivos en la consecución de metas a largo plazo. Este tipo de control es
esencial para garantizar que la organización no se desvíe de su plan
estratégico, ajustando las tácticas según sea necesario para maximizar su
rendimiento. El autor enfatiza que uno de los principales beneficios del
control estratégico es su capacidad para identificar desviaciones en tiempo
real, lo que permite a los directivos tomar decisiones informadas y correctivas
sin retrasos. Además, destaca que el control estratégico debe ser flexible,
adaptándose a las circunstancias cambiantes del entorno empresarial. En este
sentido, las buenas prácticas incluyen la integración de indicadores clave de
desempeño que faciliten la medición del progreso y la eficiencia de las
estrategias implementadas. No obstante, este autor, advierte sobre los desafíos en la aplicación del control
estratégico, tales como la resistencia al cambio dentro de la organización y la
dificultad para establecer métricas precisas. Superar estos obstáculos requiere
una comunicación clara, una formación continua y la disposición a ajustar las
estrategias cuando sea necesario, lo cual es clave para el éxito organizacional
a largo plazo.
La Organización de los sistemas de
información en los Procesos Productivos refleja que la organización del trabajo
es fundamental para optimizar los procesos productivos dentro de una empresa,
ya que permite identificar áreas de mejora en la utilización del tiempo laboral
y los recursos disponibles. Según Zayas (2021) el uso de
procedimientos estandarizados en estos estudios es clave para obtener
resultados consistentes y confiables, independientemente de las condiciones o
circunstancias particulares que puedan surgir en cada situación. Este enfoque
metodológico facilita la identificación de ineficiencias y desperdicios en las
jornadas laborales, lo que contribuye directamente a mejorar la productividad
de la organización.
El autor destaca que la correcta
aplicación de estos procedimientos permite detectar las "reservas
productivas", es decir, aquellos segmentos del proceso productivo que
podrían optimizarse para aumentar la eficiencia. Al analizar cada fase del
proceso, las empresas pueden reducir el tiempo muerto, mejorar la distribución
de tareas y fortalecer la coordinación entre los equipos, lo que se traduce en
un incremento de la eficacia organizacional. Además, se subraya la importancia
de evaluar continuamente estos procedimientos para asegurar que las mejoras
alcanzadas sean sostenibles a lo largo del tiempo, garantizando un ambiente
laboral más eficiente y competitivo. Por tanto, la implementación de un
procedimiento riguroso en el estudio de la organización del trabajo no solo
mejora la productividad inmediata, sino que también crea una base sólida para
el desarrollo continuo de la empresa a largo plazo.
La relación entre la eficiencia y
el desempeño en el entorno empresarial actual está marcada por altos niveles de
volatilidad e incertidumbre, impulsados principalmente por la creciente
competencia. En este contexto, las organizaciones y sus líderes deben
desarrollar estrategias eficaces que no solo les permitan mantener su
posicionamiento en el mercado, sino también superar los desafíos constantes que
les presenta este entorno cambiante. Según Olivera (2022) uno de los elementos
cruciales para alcanzar este objetivo es la relación entre la eficiencia y el
desempeño organizacional. El estudio se enfoca en la eficiencia operacional
como un factor clave para mejorar el desempeño organizacional. Para ello, el
autor propone una revisión teórica que integra metodologías avanzadas como el
análisis envolvente de datos y el análisis de fronteras estocásticas, que
permiten evaluar el rendimiento y posicionamiento de las organizaciones. Estas
metodologías proporcionan herramientas para medir de manera precisa y detallada
la eficiencia relativa de una organización en comparación con sus competidores,
destacando áreas en las que se pueden generar mejoras para aumentar la
competitividad.
La eficiencia no solo se entiende en términos
de reducir costos o mejorar procesos, sino también en su capacidad para incidir
directamente en el desempeño organizacional, contribuyendo al fortalecimiento
de la posición competitiva. De esta manera, un mayor nivel de eficiencia puede
ser sinónimo de una mejor capacidad para afrontar los retos del mercado y
mejorar los resultados organizacionales, lo que hace esencial que las empresas
gestionen esta relación de manera estratégica para asegurar su sostenibilidad a
largo plazo.
De acuerdo a los subtemas
analizados y desde el enfoque personal, se puede concluir que la gestión
administrativa y el control interno son pilares fundamentales en el
funcionamiento eficiente de cualquier organización. Los sistemas de información
y los controles estratégicos son herramientas cruciales para la toma de
decisiones y para garantizar que los recursos se utilicen de manera óptima,
maximizando la productividad y competitividad. Además, la eficiencia operativa,
medida a través de diversos indicadores y metodologías, se vincula directamente
con el desempeño organizacional, permitiendo que las empresas mantengan su
posicionamiento frente a la competencia. A nivel práctico, es evidente que la
implementación adecuada de estas herramientas contribuye al fortalecimiento de
la estructura organizacional y al logro de los objetivos estratégicos. La clave
está en integrar un sistema de control eficaz que no solo permita identificar
áreas de mejora, sino también anticipar riesgos y gestionar los recursos de
manera proactiva. La optimización de procesos y la correcta administración de
activos también son esenciales para garantizar la sostenibilidad y el
crecimiento a largo plazo, lo que subraya la importancia de un enfoque integral
y bien planificada. La implementación adecuada de los sistemas de información
administrativa en las organizaciones es clave para mejorar la eficiencia,
eficacia y efectividad de los procesos internos.
Los resultados obtenidos en este
estudio muestran que los SIA permiten una gestión más organizada de los recursos,
facilitando la toma de decisiones y optimizando el tiempo y los costos
operativos. Las organizaciones que invierten en estos sistemas tienen mayores
probabilidades de alcanzar sus objetivos y mantener una ventaja competitiva.
Sin embargo, es esencial que las empresas no solo implementen la tecnología,
sino que también capaciten a su personal para aprovechar al máximo estas
herramientas en la gestión administrativa.
La
presente investigación se desarrolló a través de un enfoque de revisión
bibliográfica, con el objetivo de analizar y sintetizar la literatura existente
sobre los sistemas de información administrativa y su impacto en la eficiencia,
eficacia y efectividad de las organizaciones. A continuación, se describen los
pasos y procedimientos utilizados en esta metodología:
Selección
de Fuentes: Se llevó a cabo una búsqueda exhaustiva de artículos académicos,
libros, informes y documentos relevantes en bases de datos científicas como
Scopus, Google Scholar y JSTOR. Se priorizaron fuentes publicadas en los
últimos diez años para asegurar la actualidad de la información.
Criterios
de Inclusión y Exclusión: Se establecieron criterios claros para la inclusión
de estudios en la revisión. Se incluyeron aquellos que abordaron directamente
la relación entre los SIA y el desempeño organizacional, así como estudios que
identificaran factores que limitan su efectividad. Se excluyeron documentos que
no presentaran evidencia empírica o que no estuvieran relacionados con el tema
central.
Análisis
de Contenido: Una vez recopilada la literatura, se realizó un análisis de
contenido para identificar patrones, tendencias y hallazgos comunes. Se prestó
especial atención a las metodologías utilizadas en los estudios revisados, así
como a los resultados obtenidos en relación con la eficiencia, eficacia y
efectividad organizacional.
Formulación
de Preguntas Científicas: A partir del análisis de la literatura, se formularon
preguntas científicas que guiaron la discusión y el análisis en el artículo.
Estas preguntas se centraron en los sistemas de información más utilizados, los
factores clave para el desempeño organizacional y la incidencia de los SIA en
la mejora de procesos.
Síntesis
de Resultados: Finalmente, se elaboró una síntesis de los hallazgos, destacando
las relaciones identificadas entre el uso de los SIA y el desempeño
organizacional, así como los factores que pueden limitar su impacto positivo.
Esta síntesis se presenta en forma de conclusiones y recomendaciones para
futuras investigaciones.
Se analizaron los
resultados de la investigación relacionados con las diversas fuentes de
información, donde se identificaron los factores más importantes que inciden en
la gestión y el control interno y su impacto en el desempeño organizacional. Se
enfatizó la necesidad de fortalecer los sistemas de control interno e integrar
más eficientemente los procesos administrativos para hacer un mejor uso de los
recursos. Según los resultados de la investigación, un mecanismo de gestión
bien organizado contribuye directamente a mejorar el desempeño organizacional,
porque facilita el proceso de toma de decisiones y mejora las operaciones. Este
enfoque, basado en una revisión de la literatura, enfatiza que el control
interno es un elemento esencial para asegurar la efectividad de las estrategias
organizacionales. Además, la relación entre la gestión financiera y el
desempeño organizacional contribuye a la estabilidad y el crecimiento a largo
plazo de la empresa. Sin embargo, es importante reconocer que existen una serie
de barreras para la implementación efectiva de estos sistemas, como la falta de
capacitación del personal o la resistencia al cambio. En este sentido, es
necesario promover una cultura organizacional que valore la importancia de
estos procesos. En este contexto, y según algunos estudios, la falta de un
control adecuado puede conducir a un bajo rendimiento y a dificultades para
tomar decisiones estratégicas.
Tabla 1: Análisis de los principales conceptos según autor
|
AÑO |
AUTOR |
CONCEPTO /DISCUSIÓN |
|
2022 |
Olivera, Juan |
Destaca la necesidad de fortalecer
los sistemas de control interno, así como de integrar procesos
administrativos más eficientes para lograr una mejor utilización de los
recursos. |
|
2020 |
Briones, Pablo |
Reconocer que existen diversas
barreras para la implementación efectiva de estos sistemas, como la falta de
capacitación del personal o la resistencia al cambio. En este sentido, se
debe promover una cultura organizacional que valore la importancia de estos
procesos. |
|
2021 |
Zayas, Manuel |
Argumenta que las empresas pueden
maximizar su eficiencia operativa, gestionar riesgos de manera efectiva y
tomar decisiones informadas que favorezcan su expansión y consolidación en el
mercado. Así, se concluye que la integración efectiva de los procesos
administrativos y financieros es fundamental para alcanzar el éxito
empresarial, siendo estos componentes los pilares que sostienen el desarrollo
y crecimiento sostenido de cualquier organización. |
Fuente: Elaboración propia.
En
la tabla anterior se muestran los sistemas de información en relación con la
eficiencia administrativa a lo largo del tiempo. Cada autor resalta distintos
aspectos de los sistemas de información, desde su capacidad para mejorar la toma
de decisiones y optimizar procesos, hasta su papel en la integración de datos y
el control organizacional, destacando su impacto positivo en la productividad y
competitividad.
Según algunos autores, los
sistemas de información gerencial son herramientas esenciales para la toma de
decisiones y la mejora de procesos en las organizaciones. Estos sistemas
facilitan la recopilación, almacenamiento y análisis de datos, permitiendo una
mejor planificación y control. En este estudio se encontró que la aplicación de
un sistema integrado de información gerencial contribuye significativamente a
elevar la eficiencia administrativa, mejorar la productividad y reducir los
costos operativos. Este hallazgo es consistente con la investigación de Briones (2020)
quien también sugirió que un sistema de información bien organizado es
fundamental para el éxito de una organización, por ejemplo, en estudios
realizados en el sector empresarial. Sin embargo, a pesar de los beneficios
reconocidos, algunas organizaciones aún tienen dificultades para integrar
plenamente estos sistemas en sus operaciones diarias. Esto pone de relieve la
necesidad de un enfoque más estratégico para la implementación de TI, teniendo
en cuenta no solo la tecnología sino también la formación y la adaptación de
los empleados a estos sistemas.
Respecto a la eficiencia, eficacia
y desempeño de la organización, algunos autores coinciden en que estos
conceptos forman la base para evaluar el desempeño operativo de la empresa. La
eficiencia se refiere a la optimización de los recursos, la eficacia se refiere
al logro de los objetivos establecidos y el rendimiento se refiere a la
capacidad de la organización para adaptarse y mantener la competitividad en un
entorno en constante cambio. Este estudio encontró que mejorar la eficiencia
administrativa y el control de procesos tiene un impacto positivo en la
eficacia y el desempeño de la organización. Este resultado es consistente con
el estudio de Soledispa et al. (2022),
lo que indica que una buena gestión de los recursos y la implementación de la
estrategia adecuada contribuyen al logro de los objetivos organizacionales (como
lo confirman estudios previos). Se trata de la capacidad de la empresa para
competir. Sin embargo, a pesar de los resultados positivos, el estudio también
muestra que las organizaciones necesitan prestar atención a la integración
coherente de estos tres aspectos para maximizar el rendimiento general. Esto
significa que las organizaciones deben buscar equilibrar la eficiencia, la
eficacia y el rendimiento, e integrar estratégicamente los tres para mantener
la competitividad a largo plazo.
Los sistemas de información de
gestión más utilizados en las empresas incluyen principalmente sistemas de ERP,
sistemas de gestión de relaciones con los clientes, sistemas de información y
sistemas de información de gestión, sistemas de apoyo a la toma de decisiones y
gestión de procesos de negocio. Cada uno de estos sistemas tiene una función
específica y está personalizado para satisfacer las necesidades de la
organización para mejorar la gestión de recursos, las relaciones con los
clientes y la toma de decisiones estratégicas. El sistema de apoyo a las
decisiones y el sistema de información de influencia desempeñan un papel
esencial a la hora de proporcionar a la alta dirección la información necesaria
para tomar decisiones informadas.
La eficiencia administrativa es un
factor determinante para el buen desempeño de las organizaciones. El estudio
evidencia que las organizaciones que logran una correcta administración de sus
recursos, como el tiempo, el capital humano y los materiales, experimentan un
aumento en la productividad y un mejor desempeño general. Este enfoque resalta
la importancia de mejorar los procesos internos mediante la utilización de
herramientas tecnológicas y prácticas administrativas eficientes. No obstante,
las empresas deben enfocarse en la integración de los tres elementos clave:
eficiencia, eficacia y efectividad, para lograr un equilibrio que les permita
adaptarse a las exigencias del mercado.
El éxito de las organizaciones
depende no solo de la eficiencia administrativa, sino también de la eficacia y
efectividad en la ejecución de sus estrategias. La investigación ha demostrado
que la implementación de un sistema administrativo robusto contribuye
directamente al cumplimiento de los objetivos empresariales. Sin embargo, para
alcanzar una competitividad sostenida, las empresas deben prestar atención no
solo a la optimización de sus procesos internos, sino también a su capacidad
para adaptarse a cambios y gestionar riesgos de manera proactiva. Así, las
organizaciones deben considerar un enfoque integral que contemple todos los
aspectos clave de su gestión para asegurar su crecimiento y estabilidad a largo
plazo.
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