Recibido: 18/noviembre/2024 Aceptado: 23/febrero/2024
Los sistemas de información y su contribución a la
eficiencia operativa de las empresas (Original)
Information systems and their contribution to
the operational efficiency of companies (Original)
Silvana
Lilibeth Verduga Montalván. Profesional en formación de la carrera
Administración de Empresas, Facultad de Ciencias Económicas, Universidad
Estatal del Sur de Manabí, Jipijapa- Ecuador. [ verduga-silvana4061@unesum.edu.ec ]
[ https://orcid.org/0009-0008-0405-757X ]
Ariel
Alexander Gómez-Vera. Profesional en formación de la carrera Administración de
Empresas, Facultad de Ciencias Económicas, Universidad Estatal del Sur de
Manabí, Jipijapa- Ecuador. [ gomez-ariel0985@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0003-4825-4720 ]
Génesis
Paola Ganchozo-Pibaque. Profesional en formación de la carrera Administración
de Empresas, Facultad de Ciencias Económicas, Universidad Estatal del Sur de
Manabí, Jipijapa-Ecuador. [ ganchozo-genesis6672@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0005-9125-2610 ]
Xavier
Enrique Soledispa Rodríguez. Docente de la carrera Administración de Empresas,
Facultad de Ciencias Económicas, Universidad Estatal del Sur de Manabí,
Jipijapa-Ecuador.
[ xavier.soledispa@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0000-0001-8754-9159 ]
Resumen
La presente
investigación destaca que la implementación efectiva de los sistemas de información mejora la eficiencia operativa, también
transforma la cultura organizacional de las empresas, enfocándose en el uso de
datos precisos para ser más competitivas. En la actualidad las empresas
integran estos sistemas ya que están evolucionando rápidamente debido a la
transformación digital y la integración de tecnologías avanzadas. El objetivo
general de este estudio es determinar cómo contribuyen los sistemas de
información a la eficiencia operativa de las empresas, para su desarrollo se utilizó
el método bibliográfico y analítico para la recopilación y análisis de
informes, se revisaron artículos y documentos relevantes. Los resultados
revelan que los sistemas de información son fundamentales para el desarrollo
organizacional, especialmente en áreas financieras, ya que facilitan
pronósticos que son cruciales para una toma de decisiones efectiva. Las
empresas que invierten en tecnologías de información obtienen ventajas
significativas al adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y responder
con agilidad a las necesidades de los clientes. Estos sistemas optimizan el
tiempo, los recursos y los costos en las operaciones diarias, reduciendo al
mínimo los errores. Además, se observa que mejoran la colaboración entre
departamentos y con clientes y proveedores, permitiendo comparaciones efectivas
entre empresas que utilizan y no utilizan sistemas de información.
Palabras
claves: Implementación; transformación
digital; cultura organizacional; competitividad
Abstract
This research highlights that
the effective implementation of information systems improves operational
efficiency, it also transforms the organizational culture of companies,
focusing on the use of accurate data to be more competitive. Currently,
companies integrate these systems as they are evolving rapidly due to digital
transformation and the integration of advanced technologies. The general
objective of this study is to determine how information systems contribute to
the operational efficiency of companies. For its development, the bibliographic
and analytical method was used for the compilation and analysis of reports;
relevant articles and documents were reviewed. The results reveal that
information systems are fundamental for organizational development, especially
in financial areas, since they facilitate forecasts that are crucial for
effective decision making. Companies that invest in information technologies
obtain significant advantages by adapting quickly to market changes and
responding quickly to customer needs. These systems optimize time, resources
and costs in daily operations, minimizing errors. In addition, it is observed
that they improve collaboration between departments and with clients and
suppliers, allowing effective comparisons between companies that use and do not
use information systems.
Keywords: Implementation; digital
transformation; organizational culture; competitiveness
Introducción
Los sistemas de información según
Los sistemas de información
cumplen los objetivos de cualquier otro sistema en general, tales como: el
procesamiento de entradas, el almacenamiento de datos relacionados con la
entidad y la producción de reportes y otro tipo de instrumentos de resumen de datos.
Sin embargo, actualmente el uso de sistemas de información, y en particular,
los vinculados con la gerencia, cumplen un papel fundamental para garantizar la
integración tecnológica de todos los procesos administrativos de la empresa, y
así lograr acceso al conocimiento preciso para tomar decisiones rápidas y
acertadas.
Las tecnologías de la información
y la comunicación (TIC´S), a nivel mundial, permiten poder comunicar datos e
información entre personas y empresas y es un aspecto que se ha estudiado desde
hace mucho tiempo, puesto que esto facilita muchos procesos operativos, para el
caso de la gestión empresarial el uso de estas herramientas permite un manejo
más adecuado de los procesos para lograr la mayor efectividad aumentando las
capacidades que posea la empresa
El presente artículo científico se
ha desarrollado en base a las siguientes preguntas de investigación, ¿Cuáles son los principales tipos de sistemas
de información que utilizan las empresas para mejorar su eficiencia operativa? ¿Cuáles son los factores que contribuyen a la eficiencia
operativa en el ámbito empresarial? ¿Qué relación existe entre los sistemas
de información y la eficiencia operativa? mediante estas preguntas se
pretende conocer como los Sistemas de Información han contribuido en el
mejoramiento, de la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos en
las empresas.
Los sistemas de información
integran uno de los primordiales ámbitos de estudio en el área organizacional,
Entonces decimos que un SI es un
conjunto organizado de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto
para recoger, procesar, almacenar y distribuir datos con un propósito
específico. Su objetivo principal es facilitar la toma de decisiones dentro de
una organización al proporcionar información precisa y actualizada.
Existen
muchos tipos de Sistemas de Información y diferentes clasificaciones, una de
las más comunes es la que propone
Figura
1. Sistemas de Información y sus clasificaciones
Áreas
Fuente:
Funcionales
(Ventas y Marketing, Manufactura, Finanzas, Contabilidad, Talento Humano)
Nivel
operativo: Este nivel se emplea para hacer el rastreo de las operaciones y las
acciones primarias de una empresa.
Sistema
de Procesamiento de Transacciones (TPS): Tienen como finalidad mejorar
las actividades rutinarias de una empresa u organización. Una transacción es un
registro simple y claramente definido de una actividad o acción en una
organización. Por ejemplo, una venta, una imposición de fondos en un banco, la
reserva de un billete.
Nivel
de conocimiento: Se emplea a fin de mejorar la calidad de los servicios de la
empresa y aportar innovadores aprendizajes, a la vez maximizar la producción de
los usuarios y nuevos miembros del sistema.
Sistemas
de conocimiento (KWS): Apoyan a científicos, ingenieros y administradores.,
para crear un nuevo conocimiento útil a la organización o a la sociedad.
Nivel
administrativo: Es empleado por los miembros gerenciales de un nivel promedio
en la facultad de toma de decisiones. Además de buscar una comparación en
relación de sus resultados de mayor importancia para la empresa, y analizan sus
rutas.
Sistemas
de Información Gerencial (MIS): Proporcionan información que será empleada en
los procesos administrativos de decisión. Por ejemplos informes, formatos y
procedimientos.
Sistemas
de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS): Proporcionan información a los
directivos que deben tomar decisiones sobre situaciones particulares. La
flexibilidad de estos sistemas debe ser mucho mayor para poder generar dinámica
e interactiva de informes y representación de la información de forma gráfica.
Nivel
estratégico: Se fundamenta en los resultados obtenidos estratégicos que se
obtengan a largo plazo de la empresa, relevantes para lograr enfrentarse a los
diversos recuerdos ocasionados por las modificaciones que surjan en las
empresas.
Sistemas
de Gestión de Seguridad (SSG): Estos sistemas facilitan el trabajo
colaborativo. Las decisiones se toman con la ayuda de votaciones,
cuestionarios, creación de escenarios. Pueden contar con el soporte de
software.
De
acuerdo a
Estas
herramientas, están presentes en cualquier tipo de organización,
independientemente de su naturaleza o tamaño, se adoptan en cualquier nivel de
su estructura organizativa con la finalidad de fomentar mejoras en los procesos
empresariales; la idea consiste en emplear los SI conjuntamente con la TI para
automatizar operaciones, agilizar procesos, reducir costos, acortar tiempos,
trabajar en equipo e innovar.
Según
Acorde
con los criterios establecidos, la eficiencia operativa es un concepto clave en
el ámbito empresarial que se refiere a la capacidad de una organización para
utilizar sus recursos de manera óptima, logrando resultados superiores con la
menor cantidad de insumos. Además, esto permite a las organizaciones que
sobresalgan ante un mercado competitivo y ventajoso.
De
acuerdo a
·
Capacidad y
habilidades del colaborador: Se cree que los empleados amplían sus
conocimientos a través de las actividades adecuadas porque las habilidades
adquiridas son más eficientes y los objetivos se alcanzan mejor.
·
Tecnología y equipos:
Contar con la última tecnología y equipos es fundamental para simplificar las
operaciones, ahorrar tiempo para obtener los resultados deseados y aumentar la
productividad en años anteriores.
·
Procedimientos y
normas: Es necesario seguir un proceso de actividad coherente, un procedimiento
para asegurar la realización de productos de alta calidad.
·
Sistema de Evaluación,
Incentivo y Reconocimiento: Para lograr los resultados esperados,
incluyendo ganancias más rentables para la empresa, es necesario utilizar un
sistema de evaluación para identificar áreas de mejora, visualizar la
producción continua e implementar planes de incentivos para los empleados. No
reducirán la producción, que es un factor clave para garantizar que los
empleados participen en el logro de los objetivos de la empresa.
·
Entrada utilizada: Se
dice que la empresa revisa la cantidad de producto consumido, luego calcula los
costos operativos y ve que todo va de acuerdo al plan para predecir acciones
contra cualquier riesgo.
Estos
factores contribuyen de manera significativa en la eficiencia operativa en el
ámbito empresarial esto se refiere a la capacidad de una organización para maximizar
sus resultados utilizando la menor cantidad de recursos posibles. Entonces es
necesario tener presente que la relación
entre tecnología y eficiencia operativa es fundamental para
el éxito de las empresas en un entorno competitivo. La implementación de
tecnologías innovadoras y la automatización de procesos son factores clave que
permiten a las organizaciones optimizar sus operaciones, reducir costos y
mejorar la calidad de sus productos y servicios.
Metodología
Esta
investigación se basa en un análisis teórico fundamentado en información existente
sobre el tema de estudio. La metodología adoptada es de diseño bibliográfico de
tipo documental, lo que implica una recopilación sistemática y revisión crítica
de información proveniente de diversas fuentes académicas para así tener una
mejor interpretación de los datos recopilados para ofrecer una visión coherente
del tema. La elaboración de este artículo se basa en una revisión clara
relacionados al tema, por esa razón se han seleccionado un total de trece artículos
y dos libros actualizados, todos interrelacionados, que se consideran
relevantes para el estudio. Esta selección se realizó con el fin de
proporcionar una perspectiva integral y actualizada sobre cómo los sistemas de
información contribuyen a mejorar la eficiencia operativa. Para asegurar la
confiabilidad y objetividad en la presentación de los resultados, se emplean
métodos analíticos rigurosos que permiten identificar patrones y tendencias en
la literatura revisada
Resultados
Los
resultados de la investigación sobre de qué manera los sistemas de información
contribuyen a la eficiencia operativa en las empresas se detallan a
continuación, teniendo en cuenta las tres preguntas científicas que guiaron la
investigación-
Como respuesta a la primera
pregunta, ¿Cuáles son los principales tipos de sistemas de información que
utilizan las empresas para mejorar su eficiencia operativa? Los estudios
analizados identifican los principales sistemas de información que utilizan,
diseñados para optimizar procesos, mejorar la toma de
decisiones y maximizar la eficiencia operativa.
1. Sistemas de Planificación
de Recursos Empresariales (ERP)
Los ERP son herramientas que integran los procesos
centrales de una empresa en una plataforma única. Entre las contribuciones, se
encuentran; facilitan la comunicación entre departamentos, integración de procesos, optimizan recursos,
toman decisiones basadas en datos y mejoran la planificación y el
control
2. Sistemas de Gestión de la
Relación con Clientes (CRM)
Los sistemas CRM permiten gestionar las relaciones e
interacciones con los clientes, almacenando datos como historial de compras y
preferencias, de esta forma personalizan la atención al cliente, automatizan
procesos relacionados con ventas y marketing, como envíos de correos o
seguimiento de oportunidad y realizan análisis probado para identificar
tendencias y comportamientos del cliente.
3. Sistemas de Gestión de la
Cadena de Suministro (SCM)
Los SCM ayudan a las empresas a gestionar
eficientemente el flujo de bienes, servicios y datos a lo largo de la cadena de
consumidores. Entre sus principales contribuciones se encuentran; reducción de costos, visibilidad en tiempo real y mejora de la
relación con proveedores
4. Sistemas de Inteligencia
de Negocios (BI)
Los sistemas BI recopilan y analizan grandes volúmenes
de datos empresariales, transformándolos en información valiosa que apoya la
toma de decisiones estratégicas. Sus contribuciones
específicas se basan en la eficiencia operativa; identifican oportunidades y problemas,
toma de decisiones informada y reducen
riesgos.
5. Sistemas de Automatización de Procesos
Empresariales (BPA)
Los BPA utilizan tecnologías avanzadas, como la
inteligencia artificial y la automatización robótica de procesos (RPA), para
optimizar tareas repetitivas. Aumentan la productividad al reducir la intervención
humana en tareas rutinarias, disminuyen errores, especialmente en procesos
críticos como la facturación o la gestión y liberan recursos para actividades
estratégicas.
6. Sistemas de Gestión de
Conocimiento (KMS)
Estos sistemas almacenan, organizan y facilitan el
acceso al conocimiento organizacional, como procedimientos internos y mejores
prácticas. Sus contribuciones se centran en reducir el tiempo necesario, previenen
la pérdida de conocimiento crítico cuando los empleados abandonan, mejoran la
eficiencia al proporcionar información precisa y accesible.
7. Sistemas de Comercio
Electrónico
Este sistema facilita la venta de productos y
servicios a través de plataformas digitales. Contribuciones específicas a la eficiencia operativa: automatización de
ventas y logística, ampliación del alcance de mercado e integración con otros
sistemas.
8. Sistemas de Gestión de
Recursos Humanos (HRMS)
Gestionan procesos relacionados con la administración
del personal, como reclutamiento, nóminas, evaluaciones de desempeño y
desarrollo de talento. Como contribuciones de excelencia tiene; automatizar tareas
administrativas, reducen la carga operativa del departamento, mejoran la
gestión del talento al centralizar datos de empleados y facilitan la
planificación estratégica.
En relación con la pregunta de investigación, ¿Cuáles son los factores que contribuyen a la eficiencia operativa en el ámbito empresarial? el análisis de los estudios identificó los factores que contribuyen a la eficiencia operativa y que estos, combinan tecnología, capital humano, estrategias de mejora continua y adaptabilidad empresarial. Entre los factores más estratégicos se encuentran: la automatización de procesos, integración tecnológica, gestión eficiente de los recursos, capacitación y desarrollo del personal, innovación tecnológica, mejora continua de procesos, comunicación interna efectiva, análisis y uso estratégico de datos y adaptabilidad organizacional. La eficiencia operativa en el ámbito empresarial depende de diversos factores interrelacionados que permiten optimizar los recursos disponibles, mejorar los procesos internos y ofrecer un valor superior a los clientes.
¿En
relación con la pregunta, ¿Qué relación existe entre los sistemas de
información y la eficiencia operativa? Los estudios señalan, que la eficiencia entre los sistemas de información y la operativa de
las empresas está directamente relacionado, ya que los sistemas de información
permiten integrar y automatizar procesos importantes dentro de la organización.
Al centralizar la información en plataformas como los sistemas ERP, CRM o SCM,
se mejora la comunicación y coordinación entre los departamentos, lo que
elimina redundancias y facilita una gestión eficiente de recursos. Esto reduce
los tiempos de espera, mejora la calidad de los servicios y productos, y
optimiza la asignación de recursos.
En segundo lugar, los sistemas de información
proporcionan datos en tiempo real que son esenciales para una gestión
eficiente. Gracias a estos datos, las organizaciones pueden analizar su
rendimiento operativo y tomar medidas correctivas de manera inmediata. La
precisión y accesibilidad de la información en tiempo real mejoran la toma de
decisiones y la planificación de las operaciones, lo que reduce los costos
asociados a ineficiencias o errores.
Es evidente que los sistemas de información son herramientas poderosas para mejorar la eficiencia operativa en el contexto empresarial actual. La capacidad de automatizar procesos, reducir costos y facilitar una toma de decisiones informada es fundamental para mantener una ventaja competitiva. Sin embargo, las empresas deben estar dispuestas a invertir en tecnología y capacitación para maximizar estos beneficios y superar los desafíos asociados con la implementación y el uso efectivo de estos sistemas.
A pesar
de los beneficios relacionados con los sistemas de información y su
contribución a la eficiencia operativa, los estudios señalan limitaciones que
deben considerarse; una de ellas es el acceso a datos traducida en la
dificultad de obtener acceso a información interna y detallada de las empresas
sobre el uso de sus sistemas de información y los procesos operativos. Muchas
organizaciones mantienen sus datos de manera confidencial, lo que podría
impedir que el estudio obtenga una visión completa o precisa de cómo los
sistemas impactan su eficiencia operativa. Además, algunas empresas no están
dispuestas a compartir datos sensibles, como sus resultados financieros o
detalles de sus operaciones internas, lo que puede restringir el análisis
profundo del estudio.
Otra limitación se encuentra en la variedad de
sectores y tamaños empresariales. La diversidad en el tamaño y el sector de las
empresas presenta una limitación significativa en estudios sobre la eficiencia
operativa relacionados con los sistemas de información. Las empresas grandes,
como las multinacionales, generalmente cuentan con sistemas de información más
complejos y preferidos, como los sistemas ERP, CRM y SCM, que están diseñados
para integrar múltiples áreas. de la organización y automatizar procesos a gran
escala.
Discusión
Desde
el análisis de los resultados, los autores asumen las diferentes posiciones de
los autores que se mencionan a continuación. La investigación ha demostrado que
los sistemas de información son esenciales para la eficiencia operativa en las
empresas, misma que tiene muchas definiciones de varios autores. Según
Se
concuerda que, los sistemas de información facilitan la automatización de
procesos, también permiten una integración fluida de datos entre diferentes departamentos,
lo que mejora la comunicación y colaboración dentro de la organización. Esta
integración asegura que la información relevante esté disponible en tiempo
real, lo que permite a los gerentes y empleados tomar decisiones informadas y
rápidas.
Los
SI son los artífices de los procesos, permitiendo a las empresas realizar
operaciones de manera más eficiente. Además, cumplen el papel de consejeros, al
proporcionar información de apoyo para decisiones fundamentales. Desde la
captación y recolección de datos hasta el tratamiento y distribución de
información, estos sistemas desempeñan un papel integral en la mejora de la
eficiencia y la toma de decisiones informadas.
Los
sistemas de información permiten una automatización significativa de procesos
administrativos, lo que reduce el tiempo necesario para completar tareas
rutinarias. Esto se traduce en una mayor eficiencia operativa al minimizar la
intervención manual y los errores asociados. Ya que la disponibilidad de
información actualizada y precisa facilita la toma de decisiones estratégicas.
Los Sistemas de Información Gerencial (MIS) y los Sistemas de Apoyo a la Toma
de Decisiones (DSS) proporcionan informes analíticos que permiten a los
gerentes evaluar el rendimiento y planificar acciones.
La
integración tecnológica, como mencionan
Conclusión
En conclusión, los sistemas de
información juegan un papel fundamental en la mejora de la eficiencia operativa
de las empresas. Los principales tipos de sistemas de información utilizados
incluyen los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), empezando
desde el nivel operativo, nivel de conocimiento, nivel administrativo hasta el
nivel estratégico, enfocados cada uno en los diferentes grupos e incluso áreas.
Estos sistemas permiten la
automatización de procesos, la integración de funciones empresariales y la toma
de decisiones basada en datos, lo que optimiza los recursos y mejora la productividad.
Cabe resaltar que los factores que contribuyen a la eficiencia operativa en el
ámbito empresarial son diversos, incluyendo la tecnología adecuada, la
capacitación del personal, la gestión de procesos y la innovación continua.
Además, la alineación estratégica de los sistemas de información con los
objetivos empresariales es crucial para maximizar los beneficios.
Podemos indicar que la relación entre los
sistemas de información y la eficiencia operativa es directa y significativa,
ya que los sistemas permiten una gestión más ágil, precisa y conectada de los
recursos y operaciones. Al integrar procesos y facilitar el acceso a
información relevante en tiempo real, los sistemas de información facilitan la
toma de decisiones informadas, reducen errores y tiempos de inactividad, y en
última instancia, mejoran la competitividad de la empresa.
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