Recibido: 15 de octubre de 2024 Aceptado:
2 de febrero de 2025
Los
sistemas de planificación de recursos empresariales, su contribución en la
administración de empresas (Original)
Planning systems of enterprise resources, their contribution to the
administration of a company
Damaris
Geanella Soledispa Sánchez.
Profesional en Formación de la Carrera de Administración de Empresas. Facultad
de Ciencias Económicas. Universidad Estatal del Sur De Manabí. Jipijapa. Manabí.
Ecuador. [ soledispa-damaris5997@unesum.edu.ec ]
[ https://orcid.org/0009-0001-9423-8372 ]
Robert
Joel Rivas Cusme. Profesional en Formación de la Carrera de Administración de
Empresas. Facultad de Ciencias Económicas. Universidad Estatal del Sur De
Manabí. Jipijapa. Manabí. Ecuador. [ rivas-robert5604@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0001-4787-8801]
Xavier
Enrique Soledispa Rodríguez. Docente Tutor del área de
Administración de Empresas. Universidad Estatal del Sur de Manabí. Jipijapa.
Manabí. Ecuador.
[
xavier.soledispa@unesum.edu.ec ]
[ https://orcid.org/0000-0001-8754-9159 ]
Narda
Paola Merchán Ponce. Docente del área de Administración de Empresas Universidad
Estatal del Sur de Manabí. Jipijapa. Manabí. Ecuador. [ narda.merchan@unesum.edu.ec
]
[ https://orcid.org/0000-0001-9878-7099
]
Resumen
Los sistemas de planificación de recursos
empresariales se han establecidos al pasar el tiempo como instrumentos
tecnológicos fundamentales que toda empresa debe implementar hoy en día para su
éxito. El objetivo principal de esta investigación es identificar cómo
contribuyen los sistemas de planificación de recursos empresariales
en la administración de una empresa. Para lograr este objetivo se adoptó un
enfoque cualitativo con una metodología descriptiva de tipo documental, por lo
cual se realizó una exploración profunda en 46 artículos relacionados con las
variables en mención, de los cuales se seleccionaron 16 de diferentes autores. Este
análisis permitió identificar las principales funcionalidades y módulos de los
sistemas de planificación de recursos empresariales, así como determinar cómo estos
sistemas mejoran la visibilidad y el acceso a datos en tiempo real para la toma
de decisiones. Por ende, los resultados permitieron identificar las principales
funcionalidades y módulos que ofrecen estos sistemas, destacando su capacidad
para proporcionar acceso a datos en tiempo real, mejorar la visibilidad de los
procesos organizacionales y promover la toma de decisiones basada en
información precisa y actualizada.
Palabras claves: administración;
funcionalidades; visibilidad; toma de decisiones
Abstract
Enterprise resource planning
systems have been established over time as fundamental technological
instruments that every company must implement today for its success. The main
objective of this research is to identify how Enterprise
Resource Planning systems contribute to the administration of a company. To
achieve this objective, a qualitative approach was adopted with a
documentary-type descriptive methodology, for which a deep exploration was
carried out in 46 articles related to the variables in question, out of them,
16 mentions by different authors were selected.
This analysis allowed us to identify the main functionalities and
modules of Enterprise Resource Planning systems, as well as to determine how
these systems improve visibility and access to real-time data for decision
making. Therefore, the results permit to identify the main functionalities and
modules offered by Enterprise Resource Planning systems, highlighting their
possibility to provide access to data in real time, improve the visibility of
organizational processes and promote decision making based on accurate and
updated information.
Keywords: administration; functionalities; visibility; decision
making
Introducción
En un
entorno empresarial cada vez más competitivo y globalizado, las organizaciones
enfrentan el desafío de optimizar sus procesos internos para alcanzar mayores
niveles de eficiencia y productividad. En este contexto, los sistemas de
planificación de recursos empresariales han surgido como herramientas
fundamentales para la gestión integrada de las operaciones empresariales. Estos
sistemas permiten a las empresas consolidar y gestionar datos en tiempo real,
facilitando la toma de decisiones estratégicas y operativas.
La
constante evolución tecnológica y la globalización han permitido que los
diferentes sistemas administrativos mejoren, lo que hace unos años atrás no era
lo mismo, estos sistemas eran ineficientes causando retrasos en las
producciones, toma de decisiones aceleradas e incorrectas y un inadecuado
manejo de la información, ya que estas no eran ni precisas, ni oportunas, ni
exactas.
A
partir de estos innumerables problemas, surgieron mejoras en el entorno
empresarial gracias a los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP,
por sus siglas en inglés) que se han consolidado como instrumentos tecnológicos
esenciales en la administración de una empresa. Alsharari (2022),
resume las ventajas del sistema ERP y la capacidad de las empresas para
implementarlo, al mismo tiempo, facilita los procesos externos e internos (procesos
comerciales y operaciones) y el desarrollo interno de la red en la empresa. ERP
es importante para facilitar la tarea y alcanzar el objetivo deseado (para el
beneficio de la empresa).
Por
lo que, la contribución de los sistemas ERP en la administración empresarial no
solo se basan en el procesamiento de tareas, también busca fomentar una mayor
transparencia, facilitar la toma de decisiones fundamentada en datos en el
mismo momento y disminuir los costos operativos al suprimir duplicidades y
optimizar el flujo de información.
El
objetivo de este artículo es analizar cómo la implementación de sistemas ERP
contribuye a la administración eficiente de las empresas, examinando su impacto
en áreas clave como la gestión financiera, la cadena de suministro y los
recursos humanos. Asimismo, se destaca la importancia de adaptar estos sistemas
a las necesidades específicas de cada organización, asegurando una transición
efectiva y sostenible hacia su uso. El estudio aborda una revisión teórica y
práctica de los ERP, identificando las ventajas y desafíos asociados a su
implementación. También se presentan ejemplos empíricos que ilustran los
beneficios alcanzados por empresas que han integrado estas soluciones en sus
operaciones diarias.
Revisión de la literatura
Un ERP es
un sistema de gestión empresarial que integra diferentes procesos y funciones
de la organización, como la gestión de recursos humanos, finanzas,
contabilidad, compras, ventas, producción, inventarios, entre otros. Y su principal
característica es que permiten una gestión integral de la organización, al
estar integrados todos los modelos de negocio de una empresa en la misma
aplicación (Perera, 2023).
Los
sistemas ERP inciden significativamente en el desempeño organizacional de
manera integral, mejora los procesos y procedimientos identificados para el
logro de los objetivos, así como la posibilidad de transmitir información
confiable, precisa, oportuna y transparente (Ultreras
et al., 2024). Además, Sánchez
(2019) afirma que:
la calidad de un sistema ERP es un determinante de su
usabilidad y confiabilidad. Una alta calidad del sistema garantiza que el
sistema ERP funcione sin problemas, con un mínimo de errores o averías, lo que
permite a los usuarios completar sus tareas de manera eficiente. Por el
contrario, una mala calidad del sistema puede generar frustración e
insatisfacción en los usuarios, ya que impide su capacidad para realizar su
trabajo de manera eficaz. (p. 2)
Los
sistemas de planificación de recursos empresariales y la administración van de
la mano por ser los principales aliados de las empresas, ya que gracias a estos
sistemas se facilita la toma de decisiones y estas se vuelven más eficientes,
por lo que son importantes en la administración de cualquier tipo de empresa. Los
ERP, como todo proceso, consta con diversas características que los hacen
diferentes y distintivos por ser integrales, adaptables y modulares, brindado
una buena calidad al momento de su uso en las empresas.
Estos
sistemas ayudan a las grandes y medianas empresas a establecer buenas prácticas
dentro de los sistemas de planificación de recursos, permiten la trasmisión de
información confiable, evaluada, oportuna y transparente de una entidad a otra
ya sea que está sujeta a leyes o normas que se deban cumplir, y permiten
fortalecer áreas con deficiencias que necesitan ser atendidas, forjando así
gestiones estratégicas que conlleven al cumplimiento de metas, objetivos
planteados, los mismos que se fundan en la parte de la misión y visión de una
entidad (Perera, 2023).
En
consecuencia, en un estudio de Rivera et al. (2018,
citado en Jara, 2021), “se
demuestra que el ERP mejora los niveles de desempeño, productividad y
competitividad de los productos y servicios que ofertan en el mercado” (p.
24). Entonces, el aporte de este artículo se circunscribe directamente con la
variable ERP como un mecanismo que revitaliza los principales procesos
estratégicos, medulares y de apoyo, tal como se busca en el contexto de las
actividades logísticas de la empresa objeto de estudio.
Los ERP funcionan, a su vez, como una
integración de aplicaciones que permiten a las empresas, optimizar la mayoría
de las operaciones y producciones de una organización, facilitando la
optimización de las informaciones concernientes a diferentes áreas como lo son:
producción, finanzas, manejo de inventarios, ventas y distribución, materias
primas, planeación, servicios, atención al cliente, entre otros aspectos,
mejorando así la productividad (Fonseca,
2021).
Los
sistemas ERP se han convertido en herramientas importantes para la gestión
empresarial a lo largo de los años. Un aspecto de su significativa contribución
proviene de la capacidad de combinar y unificar grandes cantidades de
información de diversas secciones de una empresa. Esta investigación analiza
los avances en la accesibilidad y el examen de información en tiempo real, lo
que agiliza la toma de decisiones rápidas e informadas.
En el estudio de Cárdenas
et al. (2024),
“se trata la implementación de un sistema ERP de manera más accesible por no
necesite una herramienta sofisticada como los principales softwares que ofrece
el mercado” (p. 1) por lo que es otra vía a considerar en el establecimientos
de los ERP en las empresas.
De esta
manera se resalta la relevancia de una ventaja competitiva por parte de Bucheli et al. (2022) “Estos sistemas generan
ventajas competitivas, más atractiva, y a su vez una implementación en la nube
de datos mediante procesos tecnológicos” (p. 93), lo que reafirma la
optimización del tiempo en las empresas, así como la economización del capital,
teniendo en cuenta que la ventaja competitiva no reside en quienes tienen
recursos informáticos, sino en quienes mejor pueden usarlos.
Los sistemas ERP mejoran la
transparencia de los datos y otorgan acceso instantáneo a información
empresarial esencial al centralizar todos los datos vitales en un solo sistema.
Esto permite a ejecutivos y emprendedores obtener información financiera, de
manufactura y de otros negocios actualizada en cualquier momento y lugar. En
consecuencia, pueden tomar decisiones informadas, basadas en evidencia,
mejorando la productividad y el éxito de las actividades empresariales.
Una de las cuestiones más
importantes de la gestión administrativa es saber la razón. Según Peña
et al. (2022),
“para el logro de objetivos propuestos se recurre al proceso de gestión
administrativa, el cual constituye el conjunto de actividades fundamentales
para el éxito de una organización”
(p. 141). Con este actuar, se logra generar un
mayor funcionamiento administrativo. Todas estas fases pretenden hacer más
eficaz y eficiente la empresa a fin de conseguir un mejor rendimiento,
desarrollo, crecimiento y cambios de mercado, adaptados a los comportamientos
que aportan soluciones para que sea más viable en el contexto empresarial y
generar de esta manera ganancias económicas.
Los ERP son
herramientas empresariales que permiten mejorar la visibilidad, lo cual ayuda a
acceder a datos importas en tiempo real, por ende, nos permite mejorar la toma
de decisiones, incrementado su eficiencia y productividad dentro de la empresa.
Además, la investigación subraya que los ERP
facilitan el manejo de la información y la transforman en conocimientos útiles
para la toma de decisiones estratégicas. Integrando varias tareas y ofreciendo
una perspectiva integral de la empresa, los ERP agilizan el proceso de
discernir patrones y tendencias en los datos que antes eran difíciles de
identificar. Posibilitan fusionar información en tiempo real, lo que
proporciona una base para decisiones sin conjeturas ni datos antiguos,
reduciendo las dudas y mejorando la capacidad de respuesta ante problemas
operativos.
Materiales y métodos
Esta investigación asume un enfoque
cualitativo, apoyado en una metodología descriptiva de tipo documental donde se
analizan las variables ERP y la administración de una empresa. Se utilizó el método
descriptivo- documental, tomando en consideración lo establecido por Cervantes (2020)
al referir que, el método descriptivo consiste en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a
la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las
relaciones que existen entre dos o más variables.
El análisis de los datos
recolectados se basó en un enfoque inductivo, categorizando la información
según temas clave como eficiencia operativa, toma de decisiones estratégicas y
optimización de recursos. Este enfoque metodológico busca describir las
contribuciones de los ERP, e identificar tendencias emergentes.
La población de esta investigación
está compuesta por todos los autores de los diferentes artículos que se
revisaron. Por otro lado, la muestra hace referencia a los autores que se
seleccionaron para aportar en el análisis del problema de investigación.
Mediante estos métodos se revisaron
46 artículos científicos relacionados a los ERP de los cuales se tomaron 16
artículos de los que se desprendió por ende la misma cantidad de autores que aportaron
con sus pensamientos y teorías para la presente investigación bibliográfica.
Se tuvieron en cuenta como
criterios de inclusión, artículos publicados en los últimos 5 años y que
abordaran las variables de la investigación, además de estar en acceso abierto
y en bases de datos como Google Scholar y
repositorios institucionales.
Resultados y análisis de los resultados
Teniendo en cuenta el propósito de este estudio acerca de conocer sobre
los sistemas de planificación de recursos empresariales y su contribución en la
administración de una empresa, se detallan y analizan los resultados obtenidos, enfocándose en la
relación entre los sistemas ERP y la planificación estratégica, según lo
planteado por diversos autores (ver tabla 1).
Tabla
1. Resultados del estudio sobre los ERP y su contribución en la administración
de empresas, según indicadores
|
Indicador |
Descripción
del Resultado |
Impacto
en las Empresas |
|
Optimización de procesos |
Los ERP automatizan tareas administrativas y
operativas, como facturación, contabilidad, inventario y gestión de Recursos
Humanos (RRHH). |
Reducción de tiempos de ejecución y errores
humanos, mejorando la eficiencia operativa en toda la organización. |
|
Integración de información |
Unifican los datos de todas las áreas en una sola
plataforma accesible en tiempo real. |
Facilitan la comunicación interna, reducen la
duplicidad de información y permiten una toma de decisiones ágil. |
|
Reducción de costes |
Eliminan redundancias y optimizan el uso de
materiales, mano de obra y tecnología. |
Disminuyen gastos operativos y mejoran la
rentabilidad al reducir desperdicios y mejorar la planificación. |
|
Mejora en la toma de decisiones |
Generan informes y análisis detallados sobre
producción, ventas y finanzas en tiempo real. |
Permiten decisiones estratégicas basadas en datos
actualizados y confiables, reduciendo la incertidumbre empresarial. |
|
Incremento de la productividad |
Automatizan tareas repetitivas y optimizan la
asignación de recursos humanos y tecnológicos. |
Se mejora el desempeño del personal y la empresa
opera de manera más ágil, aumentando su capacidad de producción. |
|
Adaptabilidad y escalabilidad |
Los ERP pueden configurarse según las necesidades
de cada empresa y escalarse conforme la organización crece. |
Facilitan la expansión del negocio sin afectar la
operatividad, permitiendo la integración de nuevas funciones. |
Fuente: Elaboración propia.
Los
estudios analizados demuestran que las ERP presentan de manera general
diferentes beneficios en relación con la administración de las empresas, como
se detalla a continuación.
Eficiencia operativa:
Reducción
del tiempo empleado en tareas administrativas repetitivas mediante la automatización
de procesos.
Mejora en
la coordinación entre departamentos, eliminando silos de información.
Toma de decisiones basada en datos:
La
implementación de módulos de análisis y generación de informes en tiempo real
permitió a los gerentes identificar cuellos de botella en la producción y
proponer soluciones inmediatas.
Mejoras
en las proyecciones financieras y en la planificación estratégica, con un porciento
de precisión adicional en los pronósticos de ventas.
Control financiero y cumplimiento normativo:
Simplificación
de la gestión contable, garantizando el cumplimiento de normativas fiscales
mediante la automatización del cálculo de impuestos y la generación de informes
auditables.
Reducción
de un porciento en errores contables, disminuyendo riesgos en la producción.
Relación con proveedores y clientes:
Los ERP
facilitan la integración con plataformas externas, optimizando las cadenas de
suministro y reduciendo el tiempo.
En el
ámbito de la atención al cliente, se logra un incremento en la satisfacción del
consumidor, derivado de una mayor rapidez y precisión.
Retorno de inversión (ROI):
Aunque la
inversión inicial en la implementación de un ERP puede ser considerable, el
retorno de inversión promedio evidencia ahorros operativos y mejoras en la
eficiencia.
Los resultados de la investigación resaltan lo fundamental que son los
sistemas de planificación de recursos empresariales en la administración de una
empresa, ya que estos permiten la facilidad de gestionar procesos empresariales
para las organizaciones ayudando así en la mejora de sus procesos de
eficiencia, eficacia y producción, lo cual genera tener una adecuada visión del
negocio con la ayuda de las herramientas que permiten reducir el tiempo en
estos procesos, no obstante, existen desafíos importantes a considerar.
Resumiendo, el análisis realizado
sobre la implementación de los Sistemas de Planificación de Recursos
Empresariales (ERP) en la administración empresarial permitió identificar
diversos impactos en la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la gestión
organizacional. Sin dudas, la correcta aplicación de estos sistemas, mejora
significativamente la integración de procesos empresariales. La adopción de
sistemas ERP ha permitido a las empresas integrar diferentes áreas funcionales,
como finanzas, contabilidad, recursos humanos, producción y logística. Se
evidencia que esta integración facilita la fluidez de la información y reduce
la duplicidad de datos, optimizando los tiempos de respuesta en la gestión
operativa
Desafíos identificados
Entre las
principales dificultades, se destacaron los costos iniciales elevados, la
resistencia al cambio por parte del personal y la necesidad de personalizar los
sistemas según las particularidades de cada empresa. Estas barreras subrayan la
importancia de un liderazgo sólido y una estrategia de capacitación integral
para garantizar el éxito empresarial.
Discusión
Se coincide con lo planteado por Haro
et al. (2023),
al abordar que los sistemas de planificación de recursos son herramientas
cruciales para la administración empresarial moderna. Proporcionan una
plataforma centralizada para la gestión de procesos empresariales integrados, lo
permite a las organizaciones mejorar su eficiencia y productividad. Estos
sistemas ofrecen una visión general del negocio, facilitan la toma de
decisiones, optimizan los procesos empresariales, fomentan la colaboración y la
comunicación, y permiten una planificación y presupuestación más efectiva. En
el mismo orden, se asume lo planteado por Barahona
et al. (2023),
quienes sostienen que la planificación estratégica es un proceso sistemático
que permite a las empresas desarrollar e implementar planes para alcanzar los
objetivos.
El ERP ofrece a los gerentes y
líderes empresariales una vista en tiempo real de la empresa, con información
crítica sobre finanzas, producción y otros aspectos del negocio disponibles en
cualquier momento y lugar (Correal,
2021). Se asumen en esta
línea a los autores Ponce
y Changoluisa (2024),
pues afirman que la planificación estratégica es muy importante para la toma de
decisiones de las empresas, especialmente sobre la forma como se está actuando
y el camino que se debe seguir en el futuro para lograr alcanzar los objetivos
formulados y establecidos.
A modo de conclusión se asume que la
integración de los procesos empresariales en una plataforma centralizada a
través de la implementación de un sistema ERP permite a los empleados acceder
de manera rápida y eficiente a la información necesaria para sus tareas, lo que
aumenta la productividad y reduce errores (Caceda, 2022).
Finalmente, es importante reconocer
que los recursos humanos son el activo más valioso de una empresa. Este
conjunto de conocimientos y habilidades es esencial para el funcionamiento
eficaz de las diversas áreas organizacionales (Armijos
et al., 2019).
Por lo tanto, un enfoque integral que combine tecnología avanzada con gestión
del talento humano es clave para el éxito empresarial.
Conclusiones
Los
sistemas de planificación de recursos empresariales son herramientas esenciales
para la gestión moderna de las empresas, ya que ofrecen la capacidad de
integrar procesos clave dentro de una única plataforma tecnológica. Este
enfoque integral mejora la eficiencia operativa al reducir redundancias,
minimizar errores manuales y proporcionar datos actualizados que respaldan la
toma de decisiones.
Entre sus
principales contribuciones destaca la optimización de la comunicación
interdepartamental, lo que permite una mejor coordinación de recursos y
facilita la ejecución de planes estratégicos. Además, al proporcionar
información centralizada y en tiempo real, los ERP empoderan a las empresas
para anticiparse a los cambios del mercado, ajustar sus estrategias en función
de datos fiables y responder de manera más ágil a las demandas de los clientes.
Los
sistemas ERP son más que una herramienta de gestión: son un motor estratégico
que impulsa la competitividad y la sostenibilidad de las empresas. Aquellas
organizaciones que apuesten por su implementación, lograrán mejorar su
administración interna y estarán mejores preparadas para enfrentar los retos de
un entorno empresarial globalizado, maximizando sus capacidades para innovar,
crecer y liderar en sus respectivas industrias.
A pesar
de sus múltiples beneficios, los sistemas ERP presentan limitaciones que deben
ser consideradas cuidadosamente. En primer lugar, el elevado costo de
adquisición, implementación y mantenimiento pueden ser un obstáculo para
pequeñas y medianas empresas, limitando su acceso a estas soluciones.
Otro
desafío significativo es la resistencia al cambio por parte de los empleados y
directivos, quienes pueden percibir el sistema como una amenaza o un proceso
disruptivo. Esto resalta la importancia de una adecuada gestión del cambio,
incluyendo programas de capacitación y comunicación efectiva para garantizar la
aceptación y el uso eficiente del ERP. Asimismo, la dependencia de los
proveedores para actualizaciones, soporte técnico y personalización puede
generar costos adicionales y limitar la flexibilidad operativa.
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