Recibido: 15/octubre/2024 Aceptado: 2/febrero/2025
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, su contribución en la administración de empresas (Original)
Planning systems of enterprise resources, their contribution to the administration of a company (Original)
Damaris Geanella Soledispa Sánchez. Profesional en Formación de la Carrera de Administración de Empresas. Facultad de Ciencias Económicas. Universidad Estatal del Sur De Manabí. Jipijapa. Manabí. Ecuador. [ soledispa-damaris5997@unesum.edu.ec ]
[ https://orcid.org/0009-0001-9423-8372 ]
Robert Joel Rivas Cusme. Profesional en Formación de la Carrera de Administración de Empresas. Facultad de Ciencias Económicas. Universidad Estatal del Sur De Manabí. Jipijapa. Manabí. Ecuador. [ rivas-robert5604@unesum.edu.ec ]
[ https://orcid.org/0009-0001-4787-8801 ]
Xavier Enrique Soledispa Rodríguez. Docente Tutor del área de Administración de Empresas. Universidad Estatal del Sur de Manabí. Jipijapa. Manabí. Ecuador.
[ xavier.soledispa@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0000-0001-8754-9159 ]
Narda Paola Merchán Ponce. Docente del área de Administración de Empresas Universidad Estatal del Sur de Manabí. Jipijapa. Manabí. Ecuador. [ narda.merchan@unesum.edu.ec ]
[ https://orcid.org/0000-0001-9878-7099 ]
Resumen
Los sistemas de planificación de recursos empresariales se han establecidos al pasar el tiempo como instrumentos tecnológicos fundamentales que toda empresa debe implementar hoy en día para su éxito. El objetivo principal de esta investigación es identificar cómo contribuyen los sistemas de planificación de recursos empresariales en la administración de una empresa. Para lograr este objetivo se adoptó un enfoque cualitativo con una metodología descriptiva de tipo documental, por lo cual se realizó una exploración profunda en 46 artículos relacionados con las variables en mención, de los cuales se seleccionaron 16 de diferentes autores. Este análisis permitió identificar las principales funcionalidades y módulos de los sistemas de planificación de recursos empresariales, así como determinar cómo estos sistemas mejoran la visibilidad y el acceso a datos en tiempo real para la toma de decisiones. Por ende, los resultados permitieron identificar las principales funcionalidades y módulos que ofrecen estos sistemas, destacando su capacidad para proporcionar acceso a datos en tiempo real, mejorar la visibilidad de los procesos organizacionales y promover la toma de decisiones basada en información precisa y actualizada.
Palabras claves: administración; funcionalidades; visibilidad; toma de decisiones
Abstract
Enterprise resource planning systems have been established over time as fundamental technological instruments that every company must implement today for its success. The main objective of this research is to identify how Enterprise Resource Planning systems contribute to the administration of a company. To achieve this objective, a qualitative approach was adopted with a documentary-type descriptive methodology, for which a deep exploration was carried out in 46 articles related to the variables in question, out of them, 16 mentions by different authors were selected. This analysis allowed us to identify the main functionalities and modules of Enterprise Resource Planning systems, as well as to determine how these systems improve visibility and access to real-time data for decision making. Therefore, the results permit to identify the main functionalities and modules offered by Enterprise Resource Planning systems, highlighting their possibility to provide access to data in real time, improve the visibility of organizational processes and promote decision making based on accurate and updated information.
Keywords: administration; functionalities; visibility; decision making
Introducción
En un entorno empresarial cada vez más competitivo y globalizado, las organizaciones enfrentan el desafío de optimizar sus procesos internos para alcanzar mayores niveles de eficiencia y productividad. En este contexto, los sistemas de planificación de recursos empresariales han surgido como herramientas fundamentales para la gestión integrada de las operaciones empresariales. Estos sistemas permiten a las empresas consolidar y gestionar datos en tiempo real, facilitando la toma de decisiones estratégicas y operativas.
La constante evolución tecnológica y la globalización han permitido que los diferentes sistemas administrativos mejoren, lo que hace unos años atrás no era lo mismo, estos sistemas eran ineficientes causando retrasos en las producciones, toma de decisiones aceleradas e incorrectas y un inadecuado manejo de la información, ya que estas no eran ni precisas, ni oportunas, ni exactas.
A partir de estos innumerables problemas, surgieron mejoras en el entorno empresarial gracias a los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) que se han consolidado como instrumentos tecnológicos esenciales en la administración de una empresa. Alsharari (2022), resume las ventajas del sistema ERP y la capacidad de las empresas para implementarlo, al mismo tiempo, facilita los procesos externos e internos (procesos comerciales y operaciones) y el desarrollo interno de la red en la empresa. ERP es importante para facilitar la tarea y alcanzar el objetivo deseado (para el beneficio de la empresa).
Por lo que, la contribución de los sistemas ERP en la administración empresarial no solo se basan en el procesamiento de tareas, también busca fomentar una mayor transparencia, facilitar la toma de decisiones fundamentada en datos en el mismo momento y disminuir los costos operativos al suprimir duplicidades y optimizar el flujo de información.
El objetivo de este artículo es analizar cómo la implementación de sistemas ERP contribuye a la administración eficiente de las empresas, examinando su impacto en áreas clave como la gestión financiera, la cadena de suministro y los recursos humanos. Asimismo, se destaca la importancia de adaptar estos sistemas a las necesidades específicas de cada organización, asegurando una transición efectiva y sostenible hacia su uso. El estudio aborda una revisión teórica y práctica de los ERP, identificando las ventajas y desafíos asociados a su implementación. También se presentan ejemplos empíricos que ilustran los beneficios alcanzados por empresas que han integrado estas soluciones en sus operaciones diarias.
Revisión de la literatura
Un ERP es un sistema de gestión empresarial que integra diferentes procesos y funciones de la organización, como la gestión de recursos humanos, finanzas, contabilidad, compras, ventas, producción, inventarios, entre otros. Y su principal característica es que permiten una gestión integral de la organización, al estar integrados todos los modelos de negocio de una empresa en la misma aplicación (Perera, 2023).
Los sistemas ERP inciden significativamente en el desempeño organizacional de manera integral, mejora los procesos y procedimientos identificados para el logro de los objetivos, así como la posibilidad de transmitir información confiable, precisa, oportuna y transparente (Ultreras et al., 2024). Además, Sánchez (2019) afirma que:
la calidad de un sistema ERP es un determinante de su usabilidad y confiabilidad. Una alta calidad del sistema garantiza que el sistema ERP funcione sin problemas, con un mínimo de errores o averías, lo que permite a los usuarios completar sus tareas de manera eficiente. Por el contrario, una mala calidad del sistema puede generar frustración e insatisfacción en los usuarios, ya que impide su capacidad para realizar su trabajo de manera eficaz. (p. 2)
Los sistemas de planificación de recursos empresariales y la administración van de la mano por ser los principales aliados de las empresas, ya que gracias a estos sistemas se facilita la toma de decisiones y estas se vuelven más eficientes, por lo que son importantes en la administración de cualquier tipo de empresa. Los ERP, como todo proceso, consta con diversas características que los hacen diferentes y distintivos por ser integrales, adaptables y modulares, brindado una buena calidad al momento de su uso en las empresas.
Estos sistemas ayudan a las grandes y medianas empresas a establecer buenas prácticas dentro de los sistemas de planificación de recursos, permiten la trasmisión de información confiable, evaluada, oportuna y transparente de una entidad a otra ya sea que está sujeta a leyes o normas que se deban cumplir, y permiten fortalecer áreas con deficiencias que necesitan ser atendidas, forjando así gestiones estratégicas que conlleven al cumplimiento de metas, objetivos planteados, los mismos que se fundan en la parte de la misión y visión de una entidad (Perera, 2023).
En consecuencia, en un estudio de Rivera et al. (2018, citado en Jara, 2021), “se demuestra que el ERP mejora los niveles de desempeño, productividad y competitividad de los productos y servicios que ofertan en el mercado” (p. 24). Entonces, el aporte de este artículo se circunscribe directamente con la variable ERP como un mecanismo que revitaliza los principales procesos estratégicos, medulares y de apoyo, tal como se busca en el contexto de las actividades logísticas de la empresa objeto de estudio.
Los ERP funcionan, a su vez, como una integración de aplicaciones que permiten a las empresas, optimizar la mayoría de las operaciones y producciones de una organización, facilitando la optimización de las informaciones concernientes a diferentes áreas como lo son: producción, finanzas, manejo de inventarios, ventas y distribución, materias primas, planeación, servicios, atención al cliente, entre otros aspectos, mejorando así la productividad (Fonseca, 2021).
Los sistemas ERP se han convertido en herramientas importantes para la gestión empresarial a lo largo de los años. Un aspecto de su significativa contribución proviene de la capacidad de combinar y unificar grandes cantidades de información de diversas secciones de una empresa. Esta investigación analiza los avances en la accesibilidad y el examen de información en tiempo real, lo que agiliza la toma de decisiones rápidas e informadas.
En el estudio de Cárdenas et al. (2024), “se trata la implementación de un sistema ERP de manera más accesible por no necesite una herramienta sofisticada como los principales softwares que ofrece el mercado” (p. 1) por lo que es otra vía a considerar en el establecimientos de los ERP en las empresas.
De esta manera se resalta la relevancia de una ventaja competitiva por parte de Bucheli et al. (2022) “Estos sistemas generan ventajas competitivas, más atractiva, y a su vez una implementación en la nube de datos mediante procesos tecnológicos” (p. 93), lo que reafirma la optimización del tiempo en las empresas, así como la economización del capital, teniendo en cuenta que la ventaja competitiva no reside en quienes tienen recursos informáticos, sino en quienes mejor pueden usarlos.
Los sistemas ERP mejoran la transparencia de los datos y otorgan acceso instantáneo a información empresarial esencial al centralizar todos los datos vitales en un solo sistema. Esto permite a ejecutivos y emprendedores obtener información financiera, de manufactura y de otros negocios actualizada en cualquier momento y lugar. En consecuencia, pueden tomar decisiones informadas, basadas en evidencia, mejorando la productividad y el éxito de las actividades empresariales.
Una de las cuestiones más importantes de la gestión administrativa es saber la razón. Según Peña et al. (2022), “para el logro de objetivos propuestos se recurre al proceso de gestión administrativa, el cual constituye el conjunto de actividades fundamentales para el éxito de una organización” (p. 141). Con este actuar, se logra generar un mayor funcionamiento administrativo. Todas estas fases pretenden hacer más eficaz y eficiente la empresa a fin de conseguir un mejor rendimiento, desarrollo, crecimiento y cambios de mercado, adaptados a los comportamientos que aportan soluciones para que sea más viable en el contexto empresarial y generar de esta manera ganancias económicas.
Los ERP son herramientas empresariales que permiten mejorar la visibilidad, lo cual ayuda a acceder a datos importas en tiempo real, por ende, nos permite mejorar la toma de decisiones, incrementado su eficiencia y productividad dentro de la empresa. Además, la investigación subraya que los ERP facilitan el manejo de la información y la transforman en conocimientos útiles para la toma de decisiones estratégicas. Integrando varias tareas y ofreciendo una perspectiva integral de la empresa, los ERP agilizan el proceso de discernir patrones y tendencias en los datos que antes eran difíciles de identificar. Posibilitan fusionar información en tiempo real, lo que proporciona una base para decisiones sin conjeturas ni datos antiguos, reduciendo las dudas y mejorando la capacidad de respuesta ante problemas operativos.
Materiales y métodos
Esta investigación asume un enfoque cualitativo, apoyado en una metodología descriptiva de tipo documental donde se analizan las variables ERP y la administración de una empresa. Se utilizó el método descriptivo- documental, tomando en consideración lo establecido por Cervantes (2020) al referir que, el método descriptivo consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables.
El análisis de los datos recolectados se basó en un enfoque inductivo, categorizando la información según temas clave como eficiencia operativa, toma de decisiones estratégicas y optimización de recursos. Este enfoque metodológico busca describir las contribuciones de los ERP, e identificar tendencias emergentes.
La población de esta investigación está compuesta por todos los autores de los diferentes artículos que se revisaron. Por otro lado, la muestra hace referencia a los autores que se seleccionaron para aportar en el análisis del problema de investigación.
Mediante estos métodos se revisaron 46 artículos científicos relacionados a los ERP de los cuales se tomaron 16 artículos de los que se desprendió por ende la misma cantidad de autores que aportaron con sus pensamientos y teorías para la presente investigación bibliográfica.
Se tuvieron en cuenta como criterios de inclusión, artículos publicados en los últimos 5 años y que abordaran las variables de la investigación, además de estar en acceso abierto y en bases de datos como Google Scholar y repositorios institucionales.
Resultados y análisis de los resultados
Teniendo en cuenta el propósito de este estudio acerca de conocer sobre los sistemas de planificación de recursos empresariales y su contribución en la administración de una empresa, se detallan y analizan los resultados obtenidos, enfocándose en la relación entre los sistemas ERP y la planificación estratégica, según lo planteado por diversos autores (ver tabla 1).
Tabla 1. Resultados del estudio sobre los ERP y su contribución en la administración de empresas, según indicadores
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Indicador |
Descripción del Resultado |
Impacto en las Empresas |
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Optimización de procesos |
Los ERP automatizan tareas administrativas y operativas, como facturación, contabilidad, inventario y gestión de Recursos Humanos (RRHH). |
Reducción de tiempos de ejecución y errores humanos, mejorando la eficiencia operativa en toda la organización. |
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Integración de información |
Unifican los datos de todas las áreas en una sola plataforma accesible en tiempo real. |
Facilitan la comunicación interna, reducen la duplicidad de información y permiten una toma de decisiones ágil. |
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Reducción de costes |
Eliminan redundancias y optimizan el uso de materiales, mano de obra y tecnología. |
Disminuyen gastos operativos y mejoran la rentabilidad al reducir desperdicios y mejorar la planificación. |
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Mejora en la toma de decisiones |
Generan informes y análisis detallados sobre producción, ventas y finanzas en tiempo real. |
Permiten decisiones estratégicas basadas en datos actualizados y confiables, reduciendo la incertidumbre empresarial. |
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Incremento de la productividad |
Automatizan tareas repetitivas y optimizan la asignación de recursos humanos y tecnológicos. |
Se mejora el desempeño del personal y la empresa opera de manera más ágil, aumentando su capacidad de producción. |
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Adaptabilidad y escalabilidad |
Los ERP pueden configurarse según las necesidades de cada empresa y escalarse conforme la organización crece. |
Facilitan la expansión del negocio sin afectar la operatividad, permitiendo la integración de nuevas funciones. |
Fuente: Elaboración propia.
Los estudios analizados demuestran que las ERP presentan de manera general diferentes beneficios en relación con la administración de las empresas, como se detalla a continuación.
Eficiencia operativa:
Reducción del tiempo empleado en tareas administrativas repetitivas mediante la automatización de procesos.
Mejora en la coordinación entre departamentos, eliminando silos de información.
Toma de decisiones basada en datos:
La implementación de módulos de análisis y generación de informes en tiempo real permitió a los gerentes identificar cuellos de botella en la producción y proponer soluciones inmediatas.
Mejoras en las proyecciones financieras y en la planificación estratégica, con un porciento de precisión adicional en los pronósticos de ventas.
Control financiero y cumplimiento normativo:
Simplificación de la gestión contable, garantizando el cumplimiento de normativas fiscales mediante la automatización del cálculo de impuestos y la generación de informes auditables.
Reducción de un porciento en errores contables, disminuyendo riesgos en la producción.
Relación con proveedores y clientes:
Los ERP facilitan la integración con plataformas externas, optimizando las cadenas de suministro y reduciendo el tiempo.
En el ámbito de la atención al cliente, se logra un incremento en la satisfacción del consumidor, derivado de una mayor rapidez y precisión.
Retorno de inversión (ROI):
Aunque la inversión inicial en la implementación de un ERP puede ser considerable, el retorno de inversión promedio evidencia ahorros operativos y mejoras en la eficiencia.
Los resultados de la investigación resaltan lo fundamental que son los sistemas de planificación de recursos empresariales en la administración de una empresa, ya que estos permiten la facilidad de gestionar procesos empresariales para las organizaciones ayudando así en la mejora de sus procesos de eficiencia, eficacia y producción, lo cual genera tener una adecuada visión del negocio con la ayuda de las herramientas que permiten reducir el tiempo en estos procesos, no obstante, existen desafíos importantes a considerar.
Resumiendo, el análisis realizado sobre la implementación de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) en la administración empresarial permitió identificar diversos impactos en la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la gestión organizacional. Sin dudas, la correcta aplicación de estos sistemas, mejora significativamente la integración de procesos empresariales. La adopción de sistemas ERP ha permitido a las empresas integrar diferentes áreas funcionales, como finanzas, contabilidad, recursos humanos, producción y logística. Se evidencia que esta integración facilita la fluidez de la información y reduce la duplicidad de datos, optimizando los tiempos de respuesta en la gestión operativa
Desafíos identificados
Entre las principales dificultades, se destacaron los costos iniciales elevados, la resistencia al cambio por parte del personal y la necesidad de personalizar los sistemas según las particularidades de cada empresa. Estas barreras subrayan la importancia de un liderazgo sólido y una estrategia de capacitación integral para garantizar el éxito empresarial.
Discusión
Se coincide con lo planteado por Haro et al. (2023), al abordar que los sistemas de planificación de recursos son herramientas cruciales para la administración empresarial moderna. Proporcionan una plataforma centralizada para la gestión de procesos empresariales integrados, lo permite a las organizaciones mejorar su eficiencia y productividad. Estos sistemas ofrecen una visión general del negocio, facilitan la toma de decisiones, optimizan los procesos empresariales, fomentan la colaboración y la comunicación, y permiten una planificación y presupuestación más efectiva. En el mismo orden, se asume lo planteado por Barahona et al. (2023), quienes sostienen que la planificación estratégica es un proceso sistemático que permite a las empresas desarrollar e implementar planes para alcanzar los objetivos.
El ERP ofrece a los gerentes y líderes empresariales una vista en tiempo real de la empresa, con información crítica sobre finanzas, producción y otros aspectos del negocio disponibles en cualquier momento y lugar (Correal, 2021). Se asumen en esta línea a los autores Ponce y Changoluisa (2024), pues afirman que la planificación estratégica es muy importante para la toma de decisiones de las empresas, especialmente sobre la forma como se está actuando y el camino que se debe seguir en el futuro para lograr alcanzar los objetivos formulados y establecidos.
A modo de conclusión se asume que la integración de los procesos empresariales en una plataforma centralizada a través de la implementación de un sistema ERP permite a los empleados acceder de manera rápida y eficiente a la información necesaria para sus tareas, lo que aumenta la productividad y reduce errores (Caceda, 2022).
Finalmente, es importante reconocer que los recursos humanos son el activo más valioso de una empresa. Este conjunto de conocimientos y habilidades es esencial para el funcionamiento eficaz de las diversas áreas organizacionales (Armijos et al., 2019). Por lo tanto, un enfoque integral que combine tecnología avanzada con gestión del talento humano es clave para el éxito empresarial.
Conclusiones
Los sistemas de planificación de recursos empresariales son herramientas esenciales para la gestión moderna de las empresas, ya que ofrecen la capacidad de integrar procesos clave dentro de una única plataforma tecnológica. Este enfoque integral mejora la eficiencia operativa al reducir redundancias, minimizar errores manuales y proporcionar datos actualizados que respaldan la toma de decisiones.
Entre sus principales contribuciones destaca la optimización de la comunicación interdepartamental, lo que permite una mejor coordinación de recursos y facilita la ejecución de planes estratégicos. Además, al proporcionar información centralizada y en tiempo real, los ERP empoderan a las empresas para anticiparse a los cambios del mercado, ajustar sus estrategias en función de datos fiables y responder de manera más ágil a las demandas de los clientes.
Los sistemas ERP son más que una herramienta de gestión: son un motor estratégico que impulsa la competitividad y la sostenibilidad de las empresas. Aquellas organizaciones que apuesten por su implementación, lograrán mejorar su administración interna y estarán mejores preparadas para enfrentar los retos de un entorno empresarial globalizado, maximizando sus capacidades para innovar, crecer y liderar en sus respectivas industrias.
A pesar de sus múltiples beneficios, los sistemas ERP presentan limitaciones que deben ser consideradas cuidadosamente. En primer lugar, el elevado costo de adquisición, implementación y mantenimiento pueden ser un obstáculo para pequeñas y medianas empresas, limitando su acceso a estas soluciones.
Otro desafío significativo es la resistencia al cambio por parte de los empleados y directivos, quienes pueden percibir el sistema como una amenaza o un proceso disruptivo. Esto resalta la importancia de una adecuada gestión del cambio, incluyendo programas de capacitación y comunicación efectiva para garantizar la aceptación y el uso eficiente del ERP. Asimismo, la dependencia de los proveedores para actualizaciones, soporte técnico y personalización puede generar costos adicionales y limitar la flexibilidad operativa.
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