Recibido: 25/octubre/2024 Aceptado:
30/enero/2025
Los sistemas de información
y su eficiencia en los procesos administrativos en el sector público (Original)
Information systems and their
efficiency in administrative processes in the public sector (Original)
Linda Rossmery Chunga Baque. Estudiante de la Universidad Estatal Del Sur De Manabí-UNESUM. [ chunga-linda9484@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0006-5939-4835 ]
Anthony Michael Santana Pincay. Estudiante de la Universidad Estatal Del Sur De Manabí-UNESUM. [ santana-anthony8575@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/0009-0001-7796-6415 ]
Juan
Pablo Vásquez Tomalá. Estudiante de la Universidad Estatal Del Sur De
Manabí-UNESUM. [ vasquez-juan1503@unesum.edu.ec ] [ https://orcid.org/00090004-2307-6398 ]
Xavier
Enrique Soledispa Rodríguez. Docente Tutor del área de Administración de
Empresas
Universidad Estatal del Sur de Manabí. [ xavier.soledispa@unesum.edu.ec ]
[ https://orcid.org/0000-0001-8754-9159 ]
Resumen
Los sistemas de información son considerados un conjunto de
programas informáticos que se utilizan para la gestión diaria de las
actividades productivas. Su importancia radica en la capacidad para
transformar grandes volúmenes de datos en información útil, facilitando así la
toma de decisiones estratégicas. Los procesos administrativos en el sector
público incluyen una serie de actividades críticas como planificación,
organización, dirección y control, estos procesos son esenciales para
garantizar un servicio eficaz a la ciudadanía y una administración
transparente. El
objetivo principal de este trabajo es determinar cómo los sistemas de
información contribuyen a la eficiencia de los procesos administrativos en el
sector público ecuatoriano. La metodología
adoptada en esta investigación se basa en un enfoque descriptivo y analítico,
centrado en la revisión de literatura existente sobre los sistemas de
información y su impacto en la eficiencia administrativa en el sector público. La
recolección de datos se llevó a cabo mediante una exhaustiva revisión de
literatura académica y documentos relevantes disponibles en línea. La
implementación de los sistemas de información fortalece la transparencia en la
gestión pública al facilitar el acceso a información relevante para los
ciudadanos, esto contribuye a reducir los riesgos de corrupción y mejorar la
percepción pública.
Palabras
claves: importancia; percepción;
gestión; toma de decisiones
Abstract
En el contexto
actual de transformación digital, los sistemas de información (SI) han
adquirido un papel importante en la optimización de los procesos
administrativos, particularmente en el sector público. La eficiencia en la
gestión administrativa es una demanda creciente de las sociedades
contemporáneas, que buscan instituciones más ágiles, transparentes y orientadas
al servicio ciudadano. Los sistemas de información permiten la automatización de
tareas repetitivas, y facilitan la toma de decisiones basada en datos,
reduciendo errores humanos y fortaleciendo la rendición de cuentas.
La eficiencia administrativa se refiere a la capacidad de las
instituciones para operar de manera efectiva y a su habilidad para utilizar los
recursos disponibles de manera racional y sostenible. A medida que las demandas
sociales aumentan, el sector público enfrenta el desafío de equilibrar el
aumento en la oferta de servicios con la necesidad de mantener un gasto público
controlado, esto implica que los SI deben ser implementados de manera
estratégica para optimizar los recursos y garantizar que el gasto se realice de
forma eficiente. Según Armijos et al.
Existe un reconocimiento
generalizado sobre la importancia de los sistemas de información para mejorar
procesos administrativos en el sector público ecuatoriano. La superación de
obstáculos como la falta de interconexión entre sistemas y la necesidad urgente
de capacitación del personal son pasos esenciales hacia una administración
pública más eficiente y transparente. La inversión en ciberseguridad y formación
continua emerge como una necesidad para proteger datos sensibles, y a su vez,
para fortalecer la confianza pública en las instituciones gubernamentales.
A pesar de
los avances, la implementación de sistemas de información en el sector público
enfrenta diversos desafíos, como la resistencia al cambio, la falta de
capacitación del personal, y las limitaciones presupuestarias. Este estudio aborda
una revisión de casos prácticos y estudios empíricos que ilustran los
beneficios y limitaciones de los sistemas de información en diferentes
contextos del sector público. Se busca proporcionar recomendaciones para
fortalecer su implementación y garantizar su sostenibilidad en el tiempo. A
partir de estos análisis, se establecen líneas de acción estratégicas para
mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios públicos, contribuyendo así
al fortalecimiento institucional y al desarrollo social.
Bajo esta perspectiva la investigación se basa en las
siguientes preguntas de investigación: ¿cuáles son los sistemas más utilizados
por las empresas públicas? ¿De qué manera los sistemas de información aportan a
la eficiencia en las empresas públicas? ¿ Cuál es la relación existente entre
los sistemas de información y la eficiencia administrativa?
Los sistemas de información desempeñan
un papel clave en la modernización digital, proporcionando herramientas
innovadoras que mejoran la calidad y eficiencia de los servicios, según Díaz de
León (2020), lo que se traduce en
efectividad empresarial y ahorro de recursos con la correcta utilización de los
sistemas de información.
Los sistemas de información son conjuntos organizados de componentes que
interactúan para recopilar, procesar, almacenar y distribuir datos relevantes
con el propósito de apoyar la toma de decisiones en una organización, estos
sistemas integran diversas tecnologías, procesos y personas, y son
fundamentales para la gestión eficiente de los recursos administrativos.
Según Vargas et al. (2019), los SI se pueden
clasificar en varios tipos según su función y nivel dentro de la organización.
·
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS):
Manejan las transacciones diarias y son esenciales para las operaciones
básicas.
·
Sistemas de Información Gerencial (MIS):
Proporcionan informes y herramientas para la toma de decisiones a nivel
gerencial.
·
Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS): Ayudan a
analizar datos complejos y a tomar decisiones informadas.
·
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): Ofrecen
información crítica a los altos directivos para la supervisión y estrategia
empresarial.
La
importancia de los SI radica en su capacidad para transformar grandes volúmenes
de datos en información útil, facilitando así la toma de decisiones
estratégicas. Estos sistemas son fundamentales para manejar eficientemente los
recursos administrativos, además de que
son una herramienta fundamental para garantizar el buen desempeño de los
procesos administrativos en cualquier institución pública (Rivadeneira, 2020).
Los
sistemas de información son esenciales para el funcionamiento eficaz y
eficiente de las instituciones públicas. Su importancia reside en la capacidad
para recopilar, procesar y distribuir información crítica que apoya la toma de
decisiones, ya que permiten un procesamiento de datos oportuno y una evaluación
precisa, lo que es esencial para la gestión administrativa (Huiman, 2022).
La
implementación de SI permite un mejor seguimiento y control de los recursos
públicos, lo que fomenta una mayor transparencia en la gestión gubernamental.
Según un estudio sobre el uso de SI en Ecuador, se ha observado que estos
sistemas ayudan a eliminar irregularidades en los procesos administrativos (Pérez, 2024). En el sector público ecuatoriano, varios sistemas
de información se destacan por su uso extensivo. Estos sistemas son
fundamentales para mejorar la eficiencia administrativa, aumentar la
transparencia y facilitar la toma de decisiones, entre ellos tenemos los
siguientes:
El
Sistema Nacional de Contratación Pública, herramienta clave para mejorar la
transparencia en las adquisiciones gubernamentales. Este sistema permite a las
instituciones gestionar sus compras de manera eficiente, asegurando que los
procesos sean claros y accesibles para todos los ciudadanos (Escudero, 2020). Este sistema ha reducido
significativamente las irregularidades en las contrataciones, promoviendo un
ambiente de confianza y responsabilidad en el uso de recursos públicos. Además,
el sistema facilita la participación ciudadana al permitir el acceso a
información sobre licitaciones y contratos, lo que contribuye a una mayor
rendición de cuentas.
El
Sistema Nacional de Información (SNI) coordina datos estadísticos y geográficos
relevantes para la planificación del desarrollo en Ecuador. Este sistema
permite a los actores involucrados acceder, recoger, almacenar y transformar
datos en información útil para la toma de decisiones (Palacio & Carpio, 2021). La existencia del SNI ha sido
crucial para mejorar la calidad de la información disponible para los
formuladores de políticas, facilitando así un desarrollo más planificado y
fundamentado.
Los sistemas de información contribuyen a la
eficiencia administrativa en las empresas públicas a través de varios
mecanismos clave. Entre ellos, la automatización de procesos mediante sistemas
de información permite realizar trámites de un modo más rápido. Esta
automatización ha llevado a una disminución considerable en el tiempo necesario
para procesar solicitudes, lo que resulta en una atención más ágil y efectiva
al ciudadano. La eliminación de tareas manuales y repetitivas reduce los
errores y libera tiempo para que los empleados se concentren en actividades más
estratégicas.
Bayas (2024) también
resalta que la implementación de sistemas digitales ha permitido a las
instituciones públicas eliminar largas filas en las ventanillas, facilitando el
acceso a servicios a través de plataformas en línea. Esto no solo mejora la
experiencia del usuario, sino que también optimiza el uso de recursos humanos
dentro de las instituciones. En resumen, la reducción de tiempos de respuesta
es un beneficio crítico que mejora la eficiencia operativa y la satisfacción
del usuario.
Según un estudio reciente sobre ciberseguridad en
instituciones públicas, se identificaron brechas significativas en la
implementación efectiva de políticas relacionadas con SI, lo que afecta su
capacidad para contribuir plenamente a la eficiencia administrativa (Ávila, 2024). Este estudio enfatiza que,
a medida que las instituciones públicas se digitalizan, también se vuelven más
vulnerables a ataques cibernéticos. Las brechas en las políticas de seguridad
ponen en riesgo la integridad de los datos sensibles y pueden erosionar la
confianza pública en las instituciones gubernamentales.
Esta investigación tiene un enfoque
cualitativo. En este sentido, el análisis cualitativo ayuda a comprender el
estado actual de un fenómeno y a su vez, proporciona información valiosa para
la mejora continua (Creswell & Creswell, 2018).
Al identificar las experiencias y necesidades de los usuarios, las
instituciones pueden implementar cambios informados que optimicen el uso de sus
sistemas de información. Esto es especialmente importante en un entorno donde
la eficiencia administrativa y la transparencia son fundamentales para mantener
la confianza pública.
Se realizó una revisión rigorosa de
literatura existente sobre los sistemas de información y su impacto en la
eficiencia administrativa en el sector público ecuatoriano. La recolección de
datos se llevó a cabo mediante la revisión de literatura académica y documentos
relevantes disponibles en línea. Se consultaron artículos científicos, informes
gubernamentales y estudios previos que abordan el tema de los SI en la
administración pública.
Los SI
automatizan tareas repetitivas, lo que reduce costos operativos y tiempos de
respuesta. La automatización es uno de los beneficios más destacados de los
sistemas de información, estos sistemas permiten reducir el tiempo dedicado a
tareas manuales, lo que no solo incrementa la eficiencia operativa, sino que
también libera recursos humanos para actividades más estratégicas. Según Bayas (2024), la revolución digital ha
permitido reemplazar documentos y trámites burocráticos por procesos
automatizados, obteniendo una disminución significativa de gastos operativos en
las entidades gubernamentales. Al eliminar tareas repetitivas, los SI optimizan
el flujo de trabajo y mejoran la productividad general de las organizaciones.
La
automatización también ayuda a minimizar errores humanos, lo cual es crucial
para mantener la calidad del servicio y reducir costos asociados con
correcciones o retrabajos (Rivadeneira,
2020). La
capacidad para monitorear el rendimiento y ajustar procesos en tiempo real
permite una gestión más proactiva y eficiente. Los sistemas de información
proporcionan datos precisos y actualizados que son cruciales para la toma de
decisiones informadas. La transformación digital en el sector público ha
permitido a los funcionarios acceder a información relevante en tiempo real, lo
que facilita una respuesta rápida y adecuada a las necesidades de la ciudadanía,
(Valdés & Pérez, 2020).
La
transparencia es otro pilar fundamental que se ve fortalecido por la
implementación de sistemas de información. Estos sistemas facilitan el acceso a
la información pública, lo que promueve la confianza ciudadana en las
instituciones gubernamentales. Según un informe de Naser (2021), el acceso a información clara y accesible reduce
el riesgo de corrupción al permitir un control ciudadano sobre las acciones del
gobierno.
Lo
mencionado con anterioridad, indica que los sistemas de información son herramientas
esenciales para mejorar la eficiencia administrativa en el sector público, su
capacidad para integrar datos, automatizar procesos y facilitar la toma de
decisiones es fundamental para lograr una gestión pública más efectiva y
transparente. La correcta implementación y uso de estos sistemas puede
transformar significativamente cómo las instituciones públicas operan y se
relacionan con la ciudadanía.
La implementación de sistemas de
información en las empresas públicas ecuatorianas es crucial para mejorar la
eficiencia administrativa, como queda demostrado en la Tabla 1.
Tabla 1. Los sistemas de Información en la
Administración Pública
|
Año |
Autor |
Definición /
concepto |
|
2020 |
(Ledesma, 2022) |
Aseguran que los avances tecnológicos han permitido que los
sistemas de información en la administración pública optimicen la eficiencia
operativa y gestionen datos masivos para la toma de decisiones basadas en
evidencia. |
|
2020 |
(Manzano, 2020) |
También menciona que los sistemas de información permiten a
las organizaciones centralizar toda la información relevante en un solo
lugar, mejorando la calidad del servicio al cliente y facilitando respuestas
precisas y oportunas a las consultas y necesidades del cliente. |
|
2020 |
(Rivadeneira, 2020) |
Destaca, que los sistemas de información fomentan la
colaboración entre diferentes áreas dentro de las instituciones al integrar
datos y procesos, mejorando la comunicación interna y facilitando el trabajo
en equipo. |
|
2024 |
(Ávila,
2024) |
Explica que los sistemas de
información son conjuntos organizados de componentes que interactúan para
recopilar, procesar, almacenar y distribuir datos relevantes con el propósito
de apoyar la toma de decisiones en una organización. |
Fuente:
Elaboración propia.
Los
resultados subrayan que los sistemas de información tienen el potencial de
transformar positivamente la administración pública, aspectos como los
siguientes, lo afirman:
1.
Incremento
de la eficiencia operativa: La implementación de sistemas de información ha
reducido significativamente los tiempos de procesamiento de tareas
administrativas, especialmente en áreas como la gestión de recursos humanos, la
administración financiera y la atención ciudadana.
2.
Mejora
en la toma de decisiones: Los sistemas de información han permitido consolidar
grandes volúmenes de datos en reportes y dashboards, facilitando el acceso a
información en tiempo real para los tomadores de decisiones. Esto ha generado
políticas más informadas y alineadas con las necesidades de los ciudadanos.
3.
Fortalecimiento
de la transparencia: La digitalización y el acceso público a ciertos datos
administrativos han mejorado los niveles de transparencia y rendición de cuentas
en varias instituciones relacionadas con la falta de información sobre
gestiones administrativas.
A
pesar de los avances significativos en la implementación de los SI en el sector
público ecuatoriano, persisten varios desafíos que afectan su efectividad.
Estos desafíos incluyen la falta de interconexión entre sistemas, la necesidad
de capacitación del personal y la implementación efectiva de políticas de
seguridad de la información.
Uno de
los principales problemas que enfrenta el sector público es la falta de
interconexión entre los diferentes sistemas de información utilizados por las
diversas entidades gubernamentales. Esta fragmentación dificulta el flujo de
información y limita la capacidad de las instituciones para colaborar
eficazmente. Según Ávila
La
interconexión es crucial para garantizar que la información fluya sin
obstáculos y que las decisiones se basen en datos completos y actualizados.
López
La
capacitación del personal es otro desafío crítico. A pesar de contar con
sistemas avanzados, muchas instituciones públicas carecen del personal
capacitado para utilizarlos eficazmente. Según el estudio realizado por Ávila
(2024), existe una brecha significativa en las habilidades tecnológicas del
personal, lo que limita su capacidad para aprovechar al máximo las herramientas
disponibles.
La
seguridad de la información es otro de los aspectos que han cobrado relevancia
con el aumento de la digitalización en el sector público. En las instituciones
públicas ecuatorianas, existe una necesidad urgente de fortalecer las
estrategias de protección de datos. A pesar de contar con marcos normativos,
como el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información (EGSI), muchas
instituciones aún enfrentan dificultades en su implementación efectiva.
El
EGSI busca establecer un sistema robusto para proteger la confidencialidad y la
integridad de los datos gubernamentales; sin embargo, su aplicación práctica ha
sido inconsistente debido a limitaciones en recursos y capacitación (Ministerio de Telecomunicaciones y
Sociedad de la Información, 2024), la falta de una cultura
organizacional sólida en ciberseguridad también contribuye a este problema, ya
que muchos empleados no están suficientemente informados sobre las mejores
prácticas para proteger la información sensible.
La implementación de sistemas de
información en el sector público ha permitido la automatización de procesos
administrativos, lo que resulta en una notable reducción de costos operativos y
tiempos de respuesta, esta automatización no solo mejora la eficiencia
operativa, sino que también libera recursos humanos para enfocarse en tareas
más estratégicas, optimizando así el flujo de trabajo y aumentando la
productividad general de las instituciones gubernamentales.
Los sistemas de información son
herramientas esenciales para mejorar la eficiencia administrativa en el sector
público por su capacidad para integrar datos, automatizar procesos y facilitar
la toma de decisiones, que es fundamental para lograr una gestión pública más
efectiva y transparente. Sin embargo, es crucial abordar los desafíos
existentes, como la falta de interconexión entre sistemas y la necesidad
urgente de capacitación del personal, para maximizar su impacto positivo.
Los SI proporcionan datos precisos y
actualizados que son esenciales para la toma de decisiones informadas. La
capacidad de acceder a información relevante en tiempo real permite a los
administradores responder rápidamente a las necesidades de la ciudadanía,
facilitando una gestión más efectiva y adaptativa. Además, la integración de
información de diversas fuentes permite una visión más completa del contexto
administrativo, lo que mejora la planificación y ejecución de políticas
públicas.
La implementación adecuada de SI
fortalece la transparencia en la gestión pública al facilitar el acceso a
información relevante para los ciudadanos, esto no solo promueve la confianza
en las instituciones gubernamentales, sino que también fomenta una cultura de
participación activa y rendición de cuentas, al permitir un control ciudadano
sobre las acciones del gobierno, los SI contribuyen a reducir el riesgo de
corrupción y mejorar la percepción pública sobre la administración pública.
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