La administración
de los inventarios en la Unidad Empresarial de Base Complejo Guacanayabo
The
administration of inventories in the Guacanayabo
Complex Base Business Unit
Est. Amanda de
Jesús González Saborit, Universidad de Granma, Cuba (1)
Est. Claudia Almenares Cañizares, Universidad de Granma, Cuba (2)
Est.
Yasmani Pérez Barrios, Universidad de Granma, Cuba (3)
MSc. Katiuska Pérez
Figueredo, Universidad de Granma,
Bayamo, Cuba (4)
(1) Estudiante 4to año de Contabilidad y Finanzas, Alumna Ayudante. Grupo
Científico de Administración Financiera. Facultad de Ciencias Económicas y
Sociales, Universidad de Granma, Cuba. agonzalezs@estudiantes.udg.co.cu
(2) Estudiante 3er año de Contabilidad y Finanzas. Alumna Ayudante. Grupo
Científico de Administración Financiera. Facultad de Ciencias Económicas y
Sociales, Universidad de Granma, Cuba.calmenaresc@estudiantes.udg.co.cu
(3) Estudiante 3er año de Contabilidad y Finanzas. Alumno Ayudante. Grupo
Científico de Contabilidad. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales,
Universidad de Granma, Cuba. yperezb@estudiantes.udg.co.cu
(4) Profesor Auxiliar.
Máster en Contabilidad Gerencial. Licenciada Contabilidad y Finanzas. Jefa del
Departamento de Contabilidad y Finanzas. Universidad de Granma, Bayamo, Cuba.k.perez@udg.co.cu https://orcid.org/0000-0002-8400-7554.
Resumen
La UEB Complejo
Guacanayabo del municipio Manzanillo,
ha venido presentado problemas con la administración del capital de trabajo,
fundamentalmente en la partida de inventario, por lo cual en esta investigación
se define como objetivo diseñar un procedimiento para perfeccionar la administración
de inventario. Se realiza una investigación donde tiene en cuenta aspectos
cuantitativos y cualitativos. Se utilizaron métodos teóricos como
histórico-lógico, inductivo-deductivo, análisis y síntesis, además técnicas
como entrevistas a una muestra de 10 trabajadores para obtener información.
Lográndose como resultado un procedimiento para la administración del
inventario, que luego de haberse aplicado se determinaron los costos de
aprovisionamiento, se logró clasificar los inventarios en tres grupos ABC,
determinando en uno de los productos clasificados en el grupo A la cantidad
mínima óptima, además se realizó el análisis integral costo-beneficio,
arribando así un conjunto de conclusiones y recomendaciones a partir de los
resultados fundamentales obtenidos.
Palabras
claves: administración, inventario, capital de trabajo.
Abstract:
The UEB Complejo Guacanayabo
located in Manzanillo city, has been presenting
problems with the administration of the working capital, mainly in the
designing of stocks that’s why, this research has the objective of designing a
procedure to perfect the departure of an stock, taking into account the
quantitative and qualitative aspects. There are also used theoretical methods
like: historic- logic, inductive - deductive, analysis and synthesis, besides
techniques such as; the interviews to ten workers to get the information about.
Getting as a result a procedure for the administration of the stock, right
after having applied it, the costs of provisioning were determined, and
classify the stocks in three groups: ABC determining in one of the products
classified in the group A to the optimal minimum account, besides the integral
analysis cost-benefits accomplished itself, led a set of conclusions and
recommendations as the fundamental obtained results.
Key words: administration, inventory,
working capital.
Introducción
El
ambiente socioeconómico en el mundo es muy competitivo y complejo ya que los
métodos de toma de decisiones son poco eficientes por lo que se requieren
soluciones creativas y prácticas apoyadas en una base cuantitativa sólida. Uno
de los elementos que posibilitan esta base es el capital de trabajo neto (para
financiar sus deudas a corto plazo). Teniendo en cuenta las características
actuales en que se desarrolla la sociedad cubana, es necesario que se saque el
máximo provecho de todos los recursos que tienen a manos las empresas.
La UEB Complejo Guacanayabo, durante el período ha
mantenido elevados saldos de inventarios, así como mercancía para la venta y
producción terminada, motivado por inventarios ociosos, excesos de stock y una
mala aplicación de la política de ventas y compras, por lo que se hace
necesario implementar medidas organizativas y de administración financiera para
mejorar esta situación que atenta contra la salud financiera de la entidad.
Los problemas antes mencionados muestran insuficiencias
de procedimientos y técnicas que conlleven a una adecuada administración de
inventarios así como de las consecuencias de la no administración del mismo en
la UEB Complejo Guacanayabo. Por ello es preciso diseñar un
procedimiento para perfeccionar la administración del inventario en UEB
Complejo Guacanayabo.
La aplicación de un procedimiento que contenga
técnicas económico financieras de la administración del inventario contribuirá
a una eficiente administración del capital de trabajo en UEB Complejo Guacanayabo
Desarrollo
La
base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo un estado confiable de la situación
económica. Es útil mantener los inventarios en las empresas porque, se tiene en
cuenta la capacidad de predicción con el fin de planear la capacidad y
establecer un cronograma de producción, también fluctuaciones en la demanda
ósea una reserva de inventarios a la mano que supone protección, inestabilidad
de los suministros, protección de precios, descuentos por cantidad, menores
costos de pedidos.
Aspectos conceptuales
sobre el inventario
El inventario es el conjunto de
mercancías o productos que tiene la empresa para comerciar, permitiendo la
compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un período determinado,
tiene como función fundamental facilitarle
a la entidad los materiales y materias primas necesarias para llevar a vías de
hecho el proceso de producción con eficiencia y eficacia para afrontar la
demanda que tenga la empresa.
Pulla (2020) describe al término
inventario, como el conjunto de existencia de bienes u otras partidas
destinadas exclusivamente para la venta, estos componen el activo de una
empresa. Dentro de definiciones contables un inventario es caracterizado por
ser un sistema de control y registro de ganancias que reflejan los movimientos
financieros de una entidad. De ahí la importancia de su adecuada
administración.
Métodos y Técnicas para la
administración de inventarios
La administración de inventarios, tiene dos aspectos que se
contraponen, por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario,
puesto que los recursos que se destinan a ese fin se pueden invertir en otros
proyectos aceptables de otro modo no se podrían financiar. Por la otra hay que
asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente
a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y
venta funcionen sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son
conflictivos.
Reduciendo el inventario se
minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la
demanda y obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes
cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer la
demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se
aumenta la inversión.
Existen varias técnicas para el
control de inventarios entre ellas se encuentran: Justo a Tiempo, Envío de órdenes de compra (Drop Shipping), Transportar mercancía de un lugar a otro (Cross-Docking), Envío a granel (Bulk
shipments), Compra pendiente (Back Ordering), Consigna,
Método ABC y Modelo básico de la Cantidad Económica de la
Orden.
Procedimiento propuesto para la
Administración del Inventario
La UEB Complejo Guacanayabo cuenta con 11 centros de
costos y 28 puntos de ventas. Tiene como
objeto social es: prestar servicio
gastronómicos y comercializar productos alimenticios y no alimenticios, tanto
importados como adquiridos en el mercado nacional.
Algunas actividades secundarias: exportar bienes y
servicios, según nomenclatura aprobada y efectuar el cobro de las entradas a
las instalaciones, además de prestar diferentes servicios.
La
entidad tiene diferentes situaciones con respecto a la gestión de inventarios.
Algunos son por exceso y deficiente control de inventario, lo que significa que
tienen más inventario del que necesitan para satisfacer la demanda del mercado,
Además no tienen un seguimiento preciso de sus niveles de inventario y pueden
cometer errores en su gestión. Esto puede resultar en costos adicionales de
almacenamiento y obsolescencia de productos.
Es por ello que se propone un
procedimiento de administración del inventario con la finalidad de mejorar el
control de los mismos como se muestra en la figura 1, teniendo como objetivo una
utilización eficiente de la inversión y un número necesario de stock mediante
el análisis ABC dando prioridad a cada producto que conforma cada zona.
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Figura 1. Procedimiento
para la administración de los inventarios
Fuente: Elaboración
Propia
Paso 1 Diagnóstico para la
administración de los inventarios.
Las partidas de inventarios
constituyen, generalmente, unas de las más representativas dentro del activo
circulante y un punto de especial atención para la gestión de las operaciones y
la administración financiera. Por tanto, se hace necesario aplicar métodos y
procedimientos para analizar y controlar el comportamiento de este componente
del capital de trabajo en su aspecto cualitativo. Los métodos que se proponen
para su análisis son:
·
Razones financieras para el análisis de los
inventarios.
Ratio de la rotación del
inventario.
Esta razón permite conocer la
rapidez con que los inventarios van a rotar y su resultado se expresa en veces.
Rotación del inventario = Costo de Venta___
Inventario Promedio
La misma debe estar lo más altas
posible, ya que implica que el dinero invertido en activos por la empresa
trabaja un número mayor de veces, dejando cada vez su aporte a la utilidad y
mejorando entonces la efectividad del negocio.
Inventario Promedio = Inventario
Inicial + Inventario Final
2
Ratio del periodo de conversión de
los inventarios.
Periodo de conversión de los
inventarios = 360 ____
Rotación de los Inventarios
Muestra el tiempo que transcurren
los inventarios para convertirse en cuentas por cobrar a través de las ventas.
Es una prueba más exacta de la suficiencia de los inventarios y se expresa en
días.
Los costos relevantes del sistema de aprovisionamiento se totalizan
para un período de tiempo determinado. Las expresiones que permiten obtener los
costos totales son: Procedimiento para el cálculo de los costos de
aprovisionamiento.
Costo total de adquisición en el
período (Cad).
n
Cad = å cadi
* Di
i=1
Donde:
n: Número de
artículos diferentes a adquirir en el período.
cadi : Costo de
adquisición del i-ésimo tipo de artículo.
Di: Demanda
del i-ésimo tipo de artículo en el período.
- Costo total de emisión en el período (Ce).
Ce = Ce1
+ Ce2 + Ce3 + Ce4 + Ce5 + Ce6
+ Ce7
Donde:
Ce1: Estimado
del costo de los modelos, impresos y materiales de oficina. Este valor resulta
generalmente despreciable.
Ce2: Estimado
del costo del combustible gastado durante la transportación de los suministros
que realice la organización y durante las gestiones del pedido.
Ce3: Estimado
del costo de energía gastada, incluyendo la necesaria para iluminación y
equipos de procesamiento de información.
Ce4: Estimado
del costo de salario del personal que atiende el proceso de los pedidos y de
los chóferes y ayudantes de los equipos de transporte de la organización, que
realizan el traslado de los suministros.
Ce5: Costo por
contribución a la seguridad social.
Ce6: La
amortización correspondiente a los equipos de transporte externo, equipos de
procesamiento de la información y equipos de comunicación.
Ce7: Se
incluyen otros gastos monetarios tales como comunicaciones, dietas de choferes,
alquiler de equipos de transporte externo, pago por fletes a la entidad que
transporte los suministros, si el mismo no constituye parte del costo de
adquisición.
- Costo total de almacenamiento en el período (Cal)
Cal = Ca1
+ Ca2 + Ca3 + Ca4 + Ca5 + Ca6
+ Ca7 + Ca8
Donde:
Ca1: Costo de los materiales
correspondientes a envases, embalajes y materiales auxiliares de envases y
embalajes, además del estimado de los gastos de modelos, impresos, materiales
de limpieza y oficina en que incurre el almacén.
Ca2: Estimado del costo del combustible
gastado por los equipos de manipulación durante la recepción, el despacho y el
almacenamiento.
Ca3: Estimado del costo de energía
gastada en el almacén, incluyendo la necesaria para iluminación, equipos de
climatización, equipos de procesamiento de la información y carga de baterías
de equipos de manipulación.
Ca4: Estimado del costo de salario de
todo el personal que labora en el almacén.
Ca5: Costo por contribución a la
seguridad social.
Ca: Incluye el pago por seguros,
impuestos, comunicaciones y alquiler de instalaciones y equipos durante el
almacenamiento.
· Costo total de oportunidad (Co).
Co= V (NI)Prom * TI
n
V (NI)Prom = ∑ (cadi * Ni Prom i )
i=1
Donde:
V (NI)Prom: Valor del nivel de inventario que se mantiene como promedio en el periodo
considerado.
TI: Tasa de interés empleada
por las organizaciones bancarias para incrementar el capital depositado o tasa
de impuesto que se carga a la organización por la solicitud de créditos para la
compra.
Ni Prom i: Valor del inventario medio.
· Costo total de mantenimiento de inventario (Cm).
Cm= CAI + Co
· Costo total de ruptura de inventario (Cr).
k
Cr= ∑ cri
i=1
Donde:
k: número de artículos distintos que provocan ruptura.
cri: costo de ruptura del i-ésimo artículo que la causó.
·
Costo total de aprovisionamiento
en el período.
De acuerdo
con los valores calculados anteriormente, el costo total de aprovisionamientos
en el período considerado es:
CTA = Cad+ Ce+ Cal +Co + Cr
Paso 3. Propuesta de instrumento para el método ABC
El manejo de los artículos que se
encuentran en inventario es de vital importancia, ya que determinan en un alto
grado el nivel de eficiencia y eficacia de la gestión financiera.
El control
selectivo de inventario constituye un instrumento auxiliar de la dirección en
la toma de decisiones objetivamente fundamentadas, por lo que se hace necesario
definir un método que permita diferenciar los renglones del inventario según su
importancia económica relativa asociada a determinados criterios de selección,
clasificarlos y luego aplicar técnicas de control y análisis de acuerdo a esta
clasificación.
Se trata de dividir su inventario
en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la
máxima inversión. El grupo "B" está integrado por los artículos que
siguen a los "A" en cuanto al volumen de la inversión. El grupo
"C" lo forman en su totalidad, una gran cantidad de artículos que
solo requieren de una pequeña inversión. La distribución de su inventario en
productos A, B y C permite determinar el nivel y tipos de procedimientos de
control de inventario necesarios.
Para poder aplicar este método es
necesario definir un criterio de agrupación o clasificación que sea
cuantificable y que exprese la importancia económica que tienen los renglones
en inventario para la empresa.
Para ello es necesario tener en
cuenta los siguientes datos del submayor de inventarios: Consumo, Precio,
Entradas, Salidas y Existencia, así como parámetros base: Valor de consumo, Existencia
Inventario medio y Movimientos
El
primer paso en la aplicación del análisis ABC es la clasificación de todos los
artículos en cada uno de los grupos. Esto significa que a cada ítem en el
almacén se le asigna un valor contable (de coste o de adquisición). Este valor
se logra al multiplicar el coste unitario por la demanda anual de cada
artículo. Posteriormente, todos los artículos son ordenados en función de su
valor. La clasificación resultante puede que no sea exacta, pero, normalmente,
se aproxima bastante a la realidad, en gran parte de las empresas.
El
siguiente paso en el análisis ABC es determinar el nivel de control para cada
tipo de ítem almacenado. El control más importante se ha de realizar sobre los
artículos "grupo A". Esto se implementa en la necesidad de realizar una
correcta previsión de la demanda y en ejecutar un estricto sistema de registro
de los movimientos en almacén. Al mismo tiempo se debe aplicar el sistema de
control de inventario más apropiado.
Los
artículos B y C requieren un control menos riguroso. Así se pueden mantener
stocks de seguridad mayores en este tipo de items sin
temor a incurrir en costos, excesivamente elevados.
Propuesta de instrumentos para el Modelo de la Cantidad
Económica de la Orden
Los
costos de pedido disminuyen conforme aumenta el tamaño del pedido. Sin embargo,
los costos de mantenimiento se incrementan cuando aumenta el volumen del
pedido. Este modelo analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los
costos de mantenimiento para determinar la cantidad de pedido que disminuye al
mínimo el costo total del inventario.
Para determinar el nivel óptimo de inventarios se deben estimar los
costos asociados a éste. Los dos principales se refieren a los costos de
mantenimiento y los costos de ordenamiento.
Costos de mantenimiento: están directamente relacionados con los
montos de pedido. Para su cálculo se debe tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario
promedio=A= unidades por orden/2
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de
financiamiento (costo de capital*inversión promedio en el inventario),
almacenamientos, seguros, mermas. Estos se suman y se dividen entre la
inversión promedio del inventario(A*P).
Calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:
CTM= costo
total de mantenimiento= C * P *A
Donde:
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Costos de ordenamiento: su
función varía a la inversa con el monto del pedido, esto se explica por el
hecho de que como la utilización anual es fija, si se piden mayores cantidades,
hay menos pedidos y en consecuencia se incurren en menos costos.
Costo total de pedido =
CTP= F*N
Donde:
F: costo fijo por orden.
N: número de órdenes colocadas en el año.
Costos totales del inventario
CT= CTM + CTO
El
logro es el equilibrio entre los costos de mantener y de ordenar inventario es
una parte esencial de la administración del inventario, lo cual da como
resultado el nivel óptimo de inventario para mantener las operaciones de la
empresa Modelo de la Cantidad Económica de la Orden.
a)
La
cantidad económica de la Orden.
Existen formas de minimizar los costos de inventarios, generalmente se
logra mediante el cálculo de la cantidad económica de la orden (EOQ), en 1915
F. W. Harris de General Electric, desarrolló la fórmula de la EOQ, para ayudar
a los responsables de inventarios a determinar cuánto producto comprar.
Un modo clásico para calcular
es de la siguiente forma:
EOQ =√2FS/CP
Donde:
EOQ = cantidad económica del pedido, o cantidad óptima que deberá
ordenarse.
F = costo fijo de colocar y recibir una orden.
S = ventas anuales en unidades.
C = costos anuales de mantenimiento expresados como
porcentaje del valor promedio del
inventario
b)
Punto
de reorden.
Se determina de la forma
siguiente:
Punto de reorden= Plazo de tiempo de entrega
* Consumo semanal
c)Mercancías en
tránsito
Son los productos que se han pedido pero que aún
no llegan y entran al inventario. Se calcula de la siguiente forma:
Punto de reorden =
Plazo de tiempo de entrega * consumo semanal – mercancía en tránsito
Paso 5. Propuesta
de instrumentos para el análisis integral costo-beneficio
La
relación costo beneficio permite establecer la inversión óptima o
financiamiento que garantice costos mínimos de inventario con el objetivo de
lograr una mayor eficiencia en la administración de los inventarios.
Se
determina el margen de utilidad o beneficios esperados, así como el rendimiento
sobre la inversión en inventarios adaptado al sistema Dupont, y los principales
ratios relacionados con los inventarios.
Rendimiento
sobre el inventario = Ingreso Neto
Inventarios
Nivel de
inventario= Ventas ______
Rendimiento
sobre inventario
Utilidad
Neta = Ventas Netas – Costos Totales
Margen de
Utilidad = Utilidad Neta
Ventas Netas
Rotación
de Inventario = Costo
de Venta ____
(Inventario Inicial + Inventario Final) / 2
Rendimiento
Óptimo de los Inventarios= Margen de Utilidad * Rotación de Inventarios
Una vez culminado el planteamiento
del procedimiento, corresponde la aplicación de la propuesta para la
administración del inventario.
Conclusiones
Después
de analizar los resultados obtenidos se arriba a las siguientes conclusiones:
1.
La
Administración del Inventario constituye la tarea fundamental de la
administración financiera operativa en cualquier entidad, para llevar a cabo el
desarrollo correcto de su actividad y satisfacer la demanda.
2.
El
empleo del Método ABC para el control selectivo de inventarios, hace posible la
clasificación de los productos según su consumo en valores, de acuerdo al nivel
de importancia que representan para la entidad. Este método permite fundamentar
importantes decisiones en la gestión de inventarios.
Referencias bibliográficas
Pulla, M. C (2020): Gestión de inventarios a través de la
clasificación ABC a empresas dedicadas a la venta de materiales de construcción. Revista Observatorio de la Economía
Latinoamericana. ISSN: 1696-8352 https://www.eumed.net/rev/oel/2020/07/inventarios-abc.html